Die Firmen Froschhäuser IT und Sartissohn haben gemeinsam ein OCR Software Modul für das Dokumentenmanagement-System (DMS) docuvita entwickelt. Dahinter stehen die Machine Learning Technologien von Parashift, welche Endkunden eine Lösung zur automatisierten Klassifikation und Datenextraktion von Eingangsrechnungen ohne kostspieligen Setup-, Konfigurations- und Trainingsprojekte bieten. Das Modul eröffnet nicht nur Opportunitäten für Produktivitätsgewinne und Kosteneinsparungen, sondern auch Möglichkeiten zur Erarbeitung neuer Use Cases und Prozessausgestaltungen.

docuvita ist ein modernes und leistungsstarkes DMS, mit dem Kunden auf einfache Art und Weise Daten aus verschiedensten Quellen zusammenführen und an zentraler Stelle verwalten können. Dabei sind die Features so ausgerichtet, dass eine Optimierung der Teamarbeit und ein zielführenderes, effizienteres Arbeiten mit Dokumenten begünstigt wird. 

Der Aufbau des webbasierten DMS Systems ist modular und erlaubt eine individuelle Skalierung. Das heisst, Neukunden können mit einem minimalen Standardsystem für die Buchhaltung starten und das Setup jederzeit den sich ändernden Anforderungen anpassen. Dank diesen Konfigurationsmöglichkeiten hat docuvita das Potenzial zur massgeschneiderten Unternehmenslösung für modernes Dokumentenmanagement.

Hier ein kurzer und nicht abschliessender Überblick zu den Funktionalitäten:

Das System bietet eine digitale Akte, welche mit den datenführenden Anwendungen (Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme) über den docuvita.AutoProfiler und docuvita.SystemLink verknüpft werden können. Dies ermöglicht, dass

  • automatisch neue Akten angelegt, verschlagwortet und fortlaufend gepflegt werden und
  • ausgehende Belege fortlaufend vollautomatisch archiviert werden können.

Neben der Archivierung bietet das System auch diverse intuitive und integrierbare Suchfunktionen. Diese reichen von einfachen und schnellen Suchabfragen bis hin zu komplexeren, speicherbaren wiederkehrenden Abfragen. Dadurch kann auch bei umfassenderen und komplexeren Dokumentensammlungen ein effizientes Arbeiten nach wie vor möglich gemacht werden.

Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe können dank docuvita in Workflows, bestehend aus einzelnen miteinander verknüpften Aufgaben, abgebildet und orchestriert werden. Beispiele für solche Workflows sind die Konfiguration von Rechnungsfreigaben, Genehmigungen, Kontrollen oder aber auch Kenntnisnahmen. Diese Prozesse bieten oft grosses Automatisierungspotential und machen das DMS so zu einer aktiven und verlässlichen Unterstützung bei täglichen Arbeitsabläufen.

Mit dem neuen KI docuvita.ocr Modul profitieren Endkunden nun auch von einer nahtlos ins docuvita integrierbaren Dokumentenextraktionsplattform, welche spezifisch dafür ausgelegt ist, auch die letzte Meile in der Extraktionsproblematik anzugehen und nicht bei 80% Extraktionsgenauigkeit aufgrund exponentiell wachsendem Investitionsbedarf aufzugeben. Da die zugrundeliegende OCR Software nicht lokal bei unterschiedlichen Firmen installiert ist, sondern in der Cloud betrieben und von zahlreichen anderen unabhängigen Endkunden fortlaufend mit Trainingsdaten gefüttert wird, lernt das System über die Zeit und gewinnt so zunehmend an Robustheit. Der zentralste Vorteil ist dabei, dass Endkunden keine investitionsintensiven Projekte für die Extraktionsoptimierung benötigen und kontinuierlich, auch ohne das aktive Zutun, von Verbesserungen der Extraktionsqualität und -zuverlässigkeit profitieren können.

Ausserdem haben Endkunden die Möglichkeit, die Verarbeitung inklusive Nachbearbeitung der Extraktionsergebnissen kostengünstig auszulagern. So können gebundene Ressourcen für diese per se nicht wertschöpfenden Tätigkeiten befreit und anderweitig nutzenstiftend eingesetzt werden. Gleichzeitig wird jedoch weiterhin sichergestellt, dass nachgelagerte Prozesse und Systeme mit korrekten Metadaten versorgt werden. Sollte ein Endkunde auf die Validierung der Daten verzichten und die Nachbearbeitung stattdessen selbst übernehmen wollen, bietet das Modul ein User Interface mit modernen Funktionalitäten zur effizienten Nachkontrolle und -besserung. 

Bei Parashift sind wir sehr erfreut zu sehen, was unsere Partner mit der von uns zur Verfügung gestellten Technologie umsetzen. Als Technologieunternehmen, das an einer Plattform für die universelle Dokumentenextraktion arbeitet, was per Definition heisst, dass wir lediglich den Base Layer erarbeiten und unsere Partner darauf aufbauend den grösstmöglichen ökonomischen Wert generieren können sollen, sind wir bestrebt, in den nächsten Monaten und darüber hinaus weitere leistungsstarke Funktionen für unsere Solution Partner zu entwickeln, die deren Kernkompetenzen verstärken und zu weiteren mehrwertstiftenden Entwicklungen befähigen sollen.

Sie haben Interesse an einem unverbindlichen vier Wochen Test des KI docuvita.ocr Moduls? Die Unternehmen Froschhäuser IT und Sartissohn beraten Sie gerne.

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