Woran liegt es, dass Ihre Mitarbeitenden Daten aus Dokumenten noch immer manuell abtippen? Ist es, weil Sie das Gefühl haben, eine Automatisierung wäre zu teuer? Oder sind Sie unsicher, welche Möglichkeiten überhaupt vorhanden sind? Fakt ist, dass es heute Lösungen gibt, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren und verschiedene Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens automatisieren.
Diese drei Themen werden wir in diesem Artikel anschauen:
- Die manuelle Datenerfassung und deren Hindernisse
- Künstliche Intelligenz und wie die Technologie hilft
- KI-basierte Intelligent Document Processing zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung
I) Die Probleme mit der manuellen Dateneingabe
Praktisch in jedem Ihrer Geschäftsprozesse sind Dokumente involviert, aus denen Sie Daten auslesen müssen, um den Workflow voranzubringen. Die Gründe, warum Sie den Datenerfassungsprozess nicht bereits automatisiert haben, sind wahrscheinlich unterschiedlich. Einerseits hindern Sie womöglich veraltete Systeme an einer reibungslosen Umsetzung. Andererseits sind es eventuell die komplexen Dokumente mit Variabilität, die Sie verarbeiten müssen und noch keine geeignete Lösung dafür gefunden haben.
Was auch immer der Grund sein mag, warum Ihre Mitarbeitenden die Daten manuell eintippen, sicher ist: Es stellt Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter zunehmend vor Schwierigkeiten:
Langsame Prozesse bedeuten höhere Kosten: Die manuelle Datenverarbeitung ist enorm zeit- und arbeitsintensiv. Sobald Ihre Mitarbeitende Daten manuell in Systeme wie ERPs eintippen müssen, macht das Prozesse ineffizient. Jede Interaktion in der Verarbeitung der Dokumente bedeutet langsame Prozesse. Das heisst wiederum Mehrkosten für Ihr Unternehmen, oft in Form von zusätzlichen Mitarbeitenden.
Fehleranfälligkeit: Eines der Hauptanliegen für Sie ist es, dass die Daten in Ihren Systemen korrekt sind. Die manuelle Datenerfassung ist allerdings per se fehleranfällig. Bereits kleine Tippfehler können grosse Auswirkungen auf Zahlungen und dem Abgleichen von Rechnungen beispielsweise mit Bestellungen haben. Des Weiteren können ungenaue oder unvollständige Informationen direkte Auswirkungen auf Ihre Entscheidungsfindung haben.
Datensicherheit und Compliance: Die Anforderungen an Datensicherheit und Compliance werden immer komplexer. Sie können es sich nicht leisten, nicht konform zu sein und dass Daten an falsche Personen gelangen. Durch die manuelle Dokumentenverarbeitung besteht jedoch immer die Gefahr, dass Mitarbeitende Daten an die falschen Personen weitergeben.
Unzufriedenheit bei hochqualifizierten Mitarbeitenden: Repetitive Arbeiten wie das Abtippen von Daten sind mühsam und demotivieren Ihre Mitarbeitenden. Sie wollen Ihre qualifizierten (und teuren) Mitarbeitende nicht für solche Aufgaben einsetzen. Weder aus Ihrer Unternehmenssicht, noch aus der Perspektive Ihrer Mitarbeitenden.
Lieferantenbeziehungen werden beeinträchtigt: Sie haben eine Verantwortung gegenüber Ihren Lieferanten. Wenn sich Ihre Zahlungen aufgrund der manuellen Datenverarbeitung verzögern, kann dies schnell die Beziehungen beeinträchtigen. Im schlimmsten Fall führen verspätete Zahlungen zu Mahnungen oder sogar zu Vertragskündigungen.
II) Wie Künstliche Intelligenz die Arbeitswelt revolutioniert
Künstliche Intelligenz (KI) als Technologie wird immer fortschrittlicher und der Einsatz findet dadurch im kommerziellen Bereich immer mehr Verbreitung. In den unterschiedlichsten Branchen eröffnen sich neue Möglichkeiten für Anwendungsfälle, die mit Menschen entweder nicht möglich oder zu teuer sind. Einige der Use Cases mit KI schauen wir uns nun an.
A) KI für die Automatisierung
Die folgenden sind zwei mögliche Use Cases von KI für Automatisierungen:
Chatbots: Chatbots werden hauptsächlich für den Kundendienst eingesetzt. Mithilfe von KI werden Chatbots erstellt, die Kundenanfragen oder -beschwerden bearbeiten können oder zum richtigen Mitarbeiter weiterleiten. Damit können sich die Kundendienstmitarbeiter um Kundenanfragen kümmern, die komplexer sind. Gleichzeitig können Chatbots durch die KI Kundenanfragen aufarbeiten. Das dient dem menschlichen Kundendienstmitarbeiter, sachkundiger zu sein.
Medizinische Bildgebung: In der medizinischen Bildgebung wird KI immer öfter eingesetzt, um Krankheiten schneller zu erkennen, was ein frühzeitiges Eingreifen fördert. Speziell in der Krebsvorsorge ist KI eine enorme Hilfe für Pathologen. Forscher haben zum Beispiel herausgefunden, dass bei der Analyse von Gewebescans mit der Hilfe von KI Darmkrebs besser erkannt und diagnostiziert werden kann.
B) KI zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
Die folgenden sind zwei der möglichen Use Cases von KI bei der Entscheidungsfindungshilfe:
Prädiktive Analyse: Eine der gängigsten Methoden von KI bei der Unterstützung der Entscheidungsfindung ist die prädiktive Analyse. Bei dieser Methode werden Machine Learning Algorithmen eingesetzt, um riesige Datensätze zu analysieren. Diese werden dann wiederum genutzt, um Prognosen über zukünftige Ereignisse zu machen. Das können beispielsweise vorausschauende Verkaufsdaten für ein Produkt sein.
Kreditanalyse: Für Banken ist es essenziell, bei der Kreditvergabe möglichst datenbasiert zu entscheiden. KI-basierte Tools zur Prüfung der Kreditwürdigkeit berücksichtigen Antragsteller auf der Grundlage ihres Finanzprofils, ihrer Kredithistorie und ihres Kontoverhaltens. Mit der Hilfe von KI können Entscheidungsfinder in Banken bei der Kreditanalyse bessere Entscheidungen treffen.
C) KI zur Unterstützung der Problemlösung
Der folgende ist einer der möglichen Use Cases von KI bei der Unterstützung von Problemlösungen:
Erkennung von Muster und Identifizierung von Anomalien:Dokumentenbetrug ist ein gravierendes Problem für Banken und Finanzinstitute. KI unterstützt den Menschen mittlerweile massiv bei der Lösung dieses Problems. Machine Learning Algorithmen werden auf grosse Datenmengen trainiert, um Muster beispielsweise in Finanzdaten zu erkennen und betrügerische Transaktionen aufzudecken. Die KI spürt dabei kleinste Hinweise auf Betrug auf und kennzeichnet dies für die Ermittler, damit diese gezielt eingreifen können.
III) KI-basierte IDP zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung
Ein zentraler Teil in der digitalen Transformation Ihres Unternehmens hat mit der intelligenten Automatisierung der Dokumentenverarbeitung zu tun. Laut Gartner sind weit über 80 % aller Daten unstrukturiert, was bislang die Automatisierung dieser Dokumente erschwert hat. In den letzten Jahren und mit dem rasanten Fortschritt von Künstlicher Intelligenz wurden neue Lösungen realisiert: Eine davon ist Intelligent Document Processing (IDP), mit der Sie wirtschaftliche Effizienz in Ihre Dokumentenprozesse bringen.
A) Die Lösung zur Eliminierung der manuellen Dateneingabe: Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing nutzt Künstliche Intelligenz: Intelligent Document Processing (IDP) oder KI-OCR nutzt fortschrittliche Technologien Künstlicher Intelligenz unter anderem zur Automatisierung der Dateneingabe. Bei dieser leistungsfähigen Lösung werden KI-Technologien wie Machine Learning, Deep Learning, Natural Language Processing, Computer Vision und Optical Character Recognition (OCR) in einem kombiniert. Mit dieser Kombination wird nicht nur die Erfassung und Extraktion von unstrukturierten Daten ganz ohne Vorlagen realisiert, das System lernt dank der KI auch laufend dazu. Zudem erschliesst Ihr Unternehmen mit IDP neue Datenquellen und automatisiert End-to-End.
Die KI-basierte Parashift IDP-Plattform verbessert sich kontinuierlich: Die Kerntechnologie der Parashift IDP-Plattform ist Document Swarm Learning. Bei diesem einzigartigen Ansatz werden Lernprozesse aus allen Dokumenten, Kunden und Industrien auf der Feldebene geteilt – natürlich auf vollständig DSGVO-konforme Art und Weise. Durch das KI-basierte, kontinuierliche Lernen wird die Genauigkeit und Effizienz der IDP-Lösung exponentiell beschleunigt. Das sorgt für maximale Effizienz in Ihrem Unternehmen.
Parashift IDP ist industrie-agnostisch und eignet sich für sämtliche Use Cases: Die KI-basierte IDP-Lösung von Parashift ist industrie-agnostisch und kümmert sich ausschliesslich um diese vier Funktionalitäten: Dokumententrennung, Klassifikation, Extraktion und Validierung. Dieser Ansatz ermöglicht eine best-of-breed-Lösung für Ihre Dokumentenverarbeitung. Das bedeutet, dass Sie nur noch eine Lösung für die intelligente Dokumentenverarbeitung einsetzen und teure, vertikale Lösungen absetzen können. Ausserdem sprechen die Vielseitigkeit der Anwendungsfälle, die ultrakurze Setup-Zeit und die schnelle Skalierbarkeit für die KI-basierte Plattform.
B) Unternehmen die Parashift bereits erfolgreich nutzen
Wie ein Seefrachtzahler Parashift nutzt, um Seefrachtgebühren zurückfordern: Transport- und Logistikunternehmen tun sich immer noch schwer, den Prozess zu beschleunigen, wenn es um die Dokumentenverarbeitung geht. Die Dokumente sind semi-strukturiert oder komplett unstrukturiert, womit sie nur teils automatisch verifiziert werden. Dies führt zu einem Anstieg der Lieferkosten. Durch den Einsatz der Parashift IDP-Lösung für die Verarbeitung von Rechnungen, Audits und Seefrachtgebühren können Spediteure diese Fehler erheblich minimieren. Die Plattform extrahiert automatisch die richtigen Informationen und strukturiert sie. Das Verständnis der Informationen wird verbessert und die Kommunikation zwischen den verschiedenen Personen, die mit den Dokumenten zu tun haben, ist flüssig.
Hier finden Sie die Fallstudie.
Wie ein Versicherer Parashift nutzt, um seine Datenverarbeitung zu optimieren und Zeit und Geld einzusparen: Medica’s gemeinnütziger Gesundheitsplan spielt in den USA eine wichtige Rolle, indem er Millionen von Menschen Zugang zu medizinischer Versorgung verschafft. Ausgelöst durch manuelle Verarbeitungsprozesse wurde der Arbeitsablauf allerdings verlangsamt, was sich auf die Kundenzufriedenheit auswirkte. Daher war die Automatisierung des Prozesses der Dokumentenextraktion eine wichtige Entscheidung. Das garantiert nun ein zuverlässiges und kostenfreundliches Verfahren, von dem sowohl die Kunden als auch das Unternehmen selbst profitieren.
Hier finden Sie die Fallstudie.
Wie eine Elektrizität- und Wasserabteilung Parashift nutzt, um das Kundenerlebnis zu verbessern und die Kosten zu senken: Bei der Überprüfung der bestehenden Arbeitsabläufe stellte die Abteilung Elektrizität und Wasser der Stadt Buchs (EWB) fest, dass die Verwendung verschiedener Systeme und Schnittstellen zur Verwaltung von Kundeninformationen zu komplexen und zeitaufwändigen Arbeitsabläufen führte. Um die Arbeitsabläufe zu verbessern und den Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten, entschied sich das EWB für den Einsatz der Parashift IDP. Durch die Optimierung der internen Prozesse kann so ein qualitativ hochwertiger Service garantiert und gleichzeitig die Kosten gesenkt werden.
Hier finden Sie die Fallstudie.
Die Technologie von Parashift ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten für die Dokumentenverarbeitung um mehr als 80 % zu senken und gleichzeitig neue, bisher “unmögliche” Anwendungsfälle einfach und schnell zu lösen. Und das alles, ohne bestehende Geschäftsanwendungen zu ersetzen. – Fabian Seimer, Head Information Management, Inacta AG
