Mit der globalen COVID-19-Pandemie scheint die Bedeutung von Prozessautomatisierung auf die Resilienz und Innovationskraft von Unternehmen noch einmal eine ganz andere Signifikanz erlangt zu haben, als dies noch vor wenigen Monaten der Fall war. Abrupt wurde nun aufgrund des durch den Lockdown ausgelösten Verlustes von wichtigem Personal vielen Unternehmen die Fragilität von manuellen Geschäftsprozessen bewusst. Doch obwohl Prozessautomation die logische Ausprägung der Digitalisierung ist, sind die Sorgen und Ängste vieler Unternehmen immer noch gross, vorhandene und funktionierende Abläufe zu automatisieren, auch wenn dies zumindest oftmals deutlich effizienter wäre.

So manche Unternehmensführungen, welche diese Prozesse über mehrere Jahre frustrierend langsam vor sich hin geschoben hatten, werden sich nun wohl vermehrt an den Kopf gefasst haben, nicht doch schon in der Vergangenheit mehr Zeit und Geld in die Prozessautomatisierungen investiert zu haben. Und das, obwohl ein kurzer Blick in die Geschichtsbücher gereicht hätte, um zu sehen, dass auch vor gut 100 Jahren bei der Einführung der Fliessbandarbeit in der Automobilbranche viele Unternehmen mehr als nur leichte Zweifel gegenüber dieser neuen Technologie hegten. Es scheint fast überflüssig anzumerken, dass die, die schon damals von dieser Innovation überzeugt waren (wie zum Beispiel Henry Ford) und sich dem Risiko annahmen, schnell zu den Dominatoren und langjährigen „Big Players“ in ihrer Branche wurden. Diese Innovation hatte also eine ganze Branche revolutioniert.

Ein gutes Jahrhundert später scheint ein erneuter Paradigmenwechsel unumgänglich und längst nötig zu sein. Zu gross können der Nutzen und die Vorteile von Prozessautomatisierungen auf die Resilienz und Innovationskraft von Unternehmen sein. Nicht nur die aktuelle Pandemie lässt nach und nach erkennen, dass dies eines der Schlüsselelemente für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie sein könnte.

Resiliente Systeme sind flexible, agile Systeme und in der heutigen, schnelllebigen Zeit von enormem Vorteil, wenn nicht gar ein Muss, um nicht nur zu überleben, sondern sich auch vorne an der Marktspitze festzusetzen. Intelligente Automatisierung wie zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) bietet Möglichkeiten, repetitive, zeitaufwändige und häufig mühselige Aufgaben vom Menschen auf die Technik zu übertragen und damit Kapazitäten freizumachen, die dazu genutzt werden können, sich mit höherwertigen beziehungsweise komplexeren Angelegenheiten zu beschäftigen. De facto wertvolle Ressourcen alternativ einzusetzen und so mit grösserer Wertschöpfung zu erzielen.

Hier eine kleine und nicht abschliessende Übersicht der Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter:

Vorteile für Unternehmen:

  • Effizienz steigt erheblich (24/7 Verfügbarkeit)
  • Verringerung der Fehlerquote (Qualitätssteigerung)
  • Kontinuität
  • in datensensitiven Bereichen wie im Gesundheitswesen ein Plus
  • tendenziell einfache Skalierbarkeit
  • Kostenreduktionen
  • Flexibilität
  • Schaffung neuer, attraktiveren Stellen, die es bis jetzt noch gar nicht gab und für die menschliche Skills wesentlich wichtiger sind

Vorteile für Mitarbeiter:

  • attraktivere Arbeitsaufgaben
  • höhere Wertschätzung
  • mehr Interaktionen auf menschlicher Ebene (z.B. kann Kundenservice stark verbessert werden)
  • strategisches Denken
  • kreatives Arbeiten
  • Fokus auf wirklich wichtige Arbeiten

Dies lässt sich zum Beispiel anhand des Universitätskrankenhauses Mater Misericordiae in Dublin verdeutlichen. RPA kann die Ergebnisse des COVID-19-Tests innerhalb weniger Minuten weitergeben, womit der Verwaltungsaufwand massiv reduziert und pro Tag mehrere Stunden eingespart werden. Ohne RPA waren die Mitarbeiter stundenlang damit beschäftigt, die Berichte aus den Laborsystemen weiterzugeben, da zusätzlich zu den COVID-19-Ergebnissen auch noch zahlreiche andere Tests zur Bearbeitung anstanden. Die Pflegekräfte können nun mit dieser signifikanten Zeiteinsparung für die Bekämpfung der Pandemie an der Front bei den Patienten eingesetzt werden.

Ein weiteres aktuelles Beispiel zeigt sich bei Israels grösstem Gesundheitsdienstleister, Maccabi Healthcare Systems. Um eine zusätzliche Ausbreitung des COVID-19 zu verhindern, ist eine schnelle Übertragung der Testergebnisse essenziell, was aber durch das manuelle Hochladen der Dokumente nicht möglich war. Es kam zu wochenlangen Rückständen. Mit RPA werden nun die riesigen Datenmengen in einem Bruchteil der vorher benötigten Zeit hochgeladen, die Patienten können zeitnah behandelt und Leben gerettet werden.

Es ist ersichtlich, dass Prozessautomatisierungen einen positiven Einfluss auf die Resilienz dieser Unternehmen und nicht nur mittel- und langfristige, sondern auch kurzfristige (überlebenswichtige) Vorteile haben. Mitarbeiter sind flexibler und können sich auf komplexere, nicht-standardisierte Aufgaben konzentrieren, was wiederum dem Unternehmen zugutekommen kann, da sich diese geschätzter und wichtiger fühlen.

Auch die Innovationskraft eines Unternehmens kann dadurch gestärkt werden. Mit der Betonung auf „kann“, denn hier kommen weitere wichtige Faktoren ins Spiel. Alleine die durch die Prozessautomatisierung freigestellten Kapazitäten und der tendenziell andere Drive der Mitarbeiter reichen dafür natürlich noch nicht aus. Innovation an sich scheint weitaus komplexer zu sein. Doch es sind sicherlich essenzielle Enabler, die mehr oder weniger kontrollierbar sind. Ergänzend gilt es Querdenker mit neuen Ideen zu belohnen oder zumindest zu unterstützen, auch wenn diese nicht direkt umsetzbar sind. Sie müssen spüren, dass das Suchen nach neuen Wegen im Unternehmen erwünscht ist und dass sie bei Fehlversuchen nicht gleich sanktioniert werden. Denn es dürfte mittlerweile immer mehr Leuten klar sein, dass es für langfristigen Erfolg nicht ausreicht, sich nur auf das Optimieren der bestehenden Prozesse zu beschränken, sondern Innovationen der Schlüssel zum Erfolg sind. Dazu gehören Prozess-, Produkt- wie aber auch Sozialinnovationen.

In Zukunft und im Angesicht von weiteren möglichen ausserordentlichen Ereignissen, wie momentan mit der COVID-19-Pandemie, können Prozessautomationen also eine positive und wichtige Bedeutung auf die Resilienz und Innovationskraft eines Unternehmens haben, werden die einzelnen Faktoren berücksichtigt und eine angemessene Strategie, zugeschnitten auf das jeweilige Unternehmen, ausgearbeitet.