Bill Gates liegt mit seiner Aussage, die erste Regel für jede in einem Unternehmen eingesetzte Technologie sei, dass die Automatisierung eines effizienten Prozesses die Effizienz steigere und die zweite, dass die Automatisierung eines ineffizienten Prozesses die Ineffizienz nur noch vergrössere, auch heute noch so ziemlich goldrichtig. Für ein Unternehmen ist es essenziell, Prozesse nicht einfach blind zu automatisieren, sondern erst genau zu ermitteln, wo denn Automatisierungen überhaupt Prozessoptimierungen verschaffen können. Praktisch jedes Unternehmen strotzt mittlerweile nur so vor Daten, die denn besser auch verwendet werden. Die Prozessvisualisierung auf dem Whiteboard ist längst Schnee von gestern, das zeitgemässe Pendant dazu nennt sich Process Mining. Basierend auf den zahlreichen vorhandenen Daten, die in einem Enterprise Resource Planning System (ERP) gespeichert sind, verbindet Process Mining Analysen aus dem Business Process Management (BPM) und Data Mining miteinander und schafft verständliche Visualisierung. Oder mit anderen Worten: Process Mining ist Kontrollfreak und Perfektionist, ist gleichzeitig Detektor aller Schwachstellen und Auffangbecken für die grossen Goldnuggets. Wie sich damit in einem Unternehmen die Procure-to-Pay-Prozesse (P2P) beziehungsweise Order-to-Cash-Prozesse (O2C) dem digitalen Zeitalter gerecht transformieren lassen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Rechnung X geht im Unternehmen ein und wird erfasst, die Rechnung wird verarbeitet, geprüft und schliesslich zur Zahlung freigegeben. Was sich wie der perfekte Zahlungsprozess liest, ist im Process Mining auch unter dem Begriff „happy path“ bekannt. Nur ist in der Businessrealität dieser Weg meist weder dermassen simpel noch dermassen happy, schliesslich geht nicht nur eine einzelne Rechnung am Tag ein, sondern je nach Grösse des Unternehmens Hunderte oder gar Tausende von Rechnungen. Der aktuelle und realitätsgetreue Ablauf eines P2P-Prozesses ist deutlich komplexer, genauso wie der seines Äquivalents, des O2O-Prozess. In einem Unternehmen beruhen beide Prozesse auf der Zusammenarbeit aus verschiedenen Abteilungen, was gerade auch bei manuellen Prozessen zu erheblichen Problemen im Ablauf kommen kann. Bei dem P2P-Prozess ist das die Einkaufsabteilung und die Kreditorenbuchhaltung, bei dem O2C-Prozess die Auftragsverwaltung und die Debitorenbuchhaltung. Sowohl P2P als auch O2C bestehen aus Prozessabläufen, die in der Theorie, wie im Beispiel mit der Rechnung X gesehen, nur so von A nach Z durchfliessen. In der Realität sieht dies aber eher folgendermassen aus: Die Rechnung X geht im Unternehmen ein und wird erfasst (eventuell sogar noch manuell), jedoch fehlen relevante Daten des Kreditors. Der Prozess kommt bereits ins Stocken, nun müssen Daten angefordert werden (eventuell sogar manuell und unternehmensintern) oder der Vertrag (falls im System vorhanden) muss überprüft werden. Die Rechnung muss noch einmal geprüft werden und kann dann, wenn korrekt, zur Zahlung freigegeben werden oder muss, falls immer noch Daten fehlen oder die Rechnung abweicht, erneut geprüft werden. Das kann durchaus der alltägliche und frustrierende Weg des Prozesses einer einzelnen Rechnung im Unternehmen sein. Sollte es aber nicht.
Von der manuellen guess work zu präzisen Einsichten und Optimierungen
Zum Glück müssen solch vernichtende Prozessabläufe heute nicht mehr mit manuellen Methoden wie beispielsweise in Workshops und Mitarbeitergesprächen erkannt werden, sondern werden mittels Process Mining automatisch und millimetergenau aufgedeckt. Wie eine Lupe zoomt Process Mining in die P2P- und O2C-Prozessabläufe hinein und deckt die einzelnen Schwachstellen, Engpässe und ineffizienten Prozesse mit Hilfe aller vorhandenen und relevanten Daten im ERP-System auf. So analysiert Process Mining immer basierend auf Daten und Fakten, erstellt einen Event Log der Prozessabläufe von P2P respektive O2C und präsentiert auf dem Silbertablett auch gleich die effektivsten Optimierungen, je nachdem in Form von Automatisierungen einzelner Prozesse in den komplexen P2P- und O2C-Prozessabläufen. Sehr schnell wird mit Process Mining ersichtlich, dass bei einzelnen, manuell verwalteten Prozessen Verzögerungen auftreten, eine hohe Fehleranfälligkeit beispielsweise aufgrund Unübersichtlichkeit oder der vielen Interaktionen zwischen Involvierten stattfindet und deshalb der gesamte P2P- oder O2C-Prozess komplett verzögert wird. Hier kommt die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) ins Spiel, welche sich perfekt dafür eignet, manuelle und fehleranfällige Teilprozesse der Dokumentenverarbeitung in den P2P- und O2C-Prozessabläufen zu automatisieren. Die OCR-Software erkennt, erfasst und strukturiert beispielsweise Eingangsrechnungen im P2P-Prozess automatisch, reduziert Fehler und optimiert die Geschwindigkeit signifikant. Im O2C-Prozess kann die OCR-Lösung beispielsweise bei der Verarbeitung von Kundenaufträgen eingesetzt werden, welche nicht via EDI oder Internet-basierten IOS (Inter-Organizational Systems) entgegengenommen und direkt maschinell verarbeitet werden können.
Für das Unternehmen der Zukunft, insbesondere die grösseren darunter, führt kein Weg an Process Mining vorbei. Und in der Kombination mit der intelligenten, KI-basierten OCR werden Automatisierungen integriert, die für feinste Synergien in den P2P- und O2C-Prozessabläufen sorgen.
