Mindestens befriedigende Interaktionen zwischen einem Unternehmen und ihren Kunden und Lieferanten zu gestalten, ist essenziell für eine langfristige und gute Geschäftsbeziehung. Mit der Digitalisierung sind Möglichkeiten dazu gekommen, diese Interaktionen auf ein neues Level zu bringen. Müssen sich verschiedene Abteilungen, je nach Grösse des Unternehmens sogar an mehreren Standorten, jedoch noch immer mit dem Erfassen und Verteilen von Dokumenten in Mails oder – noch schlimmer – mit physischer Post herumschlagen, dann sind die Chancen, welche die digitale Transformation eigentlich bietet, noch schlecht ausgeschöpft. Unzufriedenheit bei Stakeholdern aufgrund langsamer Reaktionszeiten und Verarbeitungsprozessen, aber natürlich auch unternehmensintern bei Mitarbeitern infolge mühsamer und unnötigen Arbeiten werden schnell Tatsache. Nicht selten sind Unternehmen trotz oder gerade wegen der unzähligen Optionen, welche die digitale Transformation bietet, schlichtweg überfordert, wenn es darum geht, die richtigen Prozesse für Automatisierungen zu definieren. Ein guter erster Schritt für alle weiterführenden Geschäftsprozesse ist, alle relevanten Daten aus Dokumenten direkt dort zu erfassen, wo sie eingehen. Die Mailroom Automation eignet sich hierfür hervorragend.

Einige erinnern sich sicher noch an die traditionellen, internen Poststellen in einem Unternehmen (oder zumindest aus Filmen…), in welchen ein Mitarbeiter für die Verteilung der eingegangenen Briefe verantwortlich war, manchmal sogar mehrmals täglich. Bei Abwesenheit eines Mitarbeiters stapelten sich die unterschiedlichsten Dokumente auf seinem Schreibtisch in die Höhe und blieben so lange unbearbeitet, bis er aus den Bahamas zurückkehrt war. Das führt zwangsläufig zu Störungen des gesamten Workflows und ist für Kunden wie auch für Mitarbeiter einfach nur ärgerlich. Zusätzlich zu aller physischen ist dann natürlich auch noch die elektronische Post dazugekommen und mit ihr ein breitgefächertes Spektrum an verschiedenster Dokumentenarten. Das Dokumentenaufkommen im Mailroom steigt stetig weiter an, was dessen Erfassen, Ablegen und Verarbeiten, wenn manuell ausgeführt, zu einer Mission Impossible werden lässt. Auf jeden Fall aus einer wirtschaftlichen Perspektive. Prozessoptimierungen in diesem Bereich sind für jegliche Unternehmen, ganz egal in welcher Branche und wie viele Niederlassungen an wie vielen Standorten, unerlässlich und ein Segen für jeden Workflow. Dank der Mailroom Automation können die zuvor manuell ausgeführte Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten und dadurch die nicht nur zeitaufwendigen, sondern oftmals auch fehleranfälligen Arbeiten endlich hinter sich gelassen werden. Welche immensen Vorteile die Mailroom Automation für effiziente Informationsflüsse schafft, schauen wir uns am Beispiel einer Anwaltskanzlei genauer an.

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Das Variieren der Dokumentenarten und Menge ist irrelevant

Die Dokumentenarten, die in den Mailroom einer Anwaltskanzlei eingehen, variieren enorm. Von internen Schriftsätzen über Mandatsangelegenheiten wie Gutachten, Beweise, Aussagen, Akten und Gerichtsverfahren bis hin zu Urteilen und weiteren Formularen ist alles dabei. Gleichzeitig gehen zu den branchenspezifischen Dokumenten natürlich auch die üblichen Verdächtigen wie Rechnungen, Verträge, Reklamationen und so weiter und so fort, ein. Mit der Mailroom Automation wird eine digitale Plattform geschaffen, bei der alle Dokumente, ob papierbasiert oder elektronisch, ob per Mail, Post oder anderen Kanälen, ob strukturiert oder unstrukturiert, automatisch identifiziert, klassifiziert und nach Bedarf extrahiert werden. Das geschieht mit einer intelligenten, KI-basierten OCR (Optical Character Recognition), welche die Dokumente nach Art kategorisiert und alle relevanten Daten daraus automatisch extrahiert. Durch diese Automatisierung können die relevanten Daten direkt an den folgenden korrekten Geschäftsprozess, beispielsweise zu dem bearbeitenden Anwalt oder aber in die Buchhaltung, weitergeleitet werden, was einen effizienten Informationsfluss möglich macht. Falls die eingesetzten Softwaresystem nach der Extraktion ungenaue oder fehlerhafte Daten bemerken, wird automatisch eine Meldung an den zuständigen Mitarbeiter zur Verifizierung dieser Dokumente gesendet und so proaktiv Qualität sichergestellt.

Die Vorteile der Mailroom Automation, die in Zukunft der Dreh- und Angelpunkt aller Daten in Dokumente für Unternehmen darstellt, sind zahlreich. Dank der Automatisierung durch die intelligente, KI-basierte OCR kann der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter und dadurch die Betriebskosten gesenkt und der Verarbeitungsprozess gleichzeitig beschleunigt werden. Durch die Mailroom Automation sind alle relevanten Daten aus allen Dokumenten immer in Echtzeit vorhanden und abrufbar, was die Interaktionen mit Kunden erleichtert, den Service fördert und zu höherer Zufriedenheit führt. Im gleichen Atemzug wird mit der Mailroom Automation erhöhte Sicherheit durch Transparenz und Fehlerminimierung geschaffen.

Haben Sie ein konkretes Projekt oder wollen Sie sich unverbindlich über denkbare Möglichkeiten austauschen, wie auch Ihr Unternehmen den nächsten Schritt machen kann, dann stehen wir Ihnen sehr gerne zur Verfügung. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!