Wann immer möglich, sind Immobilienverwaltungen und ihre Bewirtschafter bestrebt, einen zentralen Teil ihrer Ressourcen in ihre grössten Stärken, namentlich beispielsweise in das Vorführen von Mietwohnungen mit direktem Kundenkontakt (ja, mit Abstand…), zu investieren. Heisst mit anderen Worten auch, dass administrative Arbeiten im Büro wie das Erfassen und Verarbeiten der zahlreichen eingehenden Bewerbungsunterlagen für Mietwohnungen meist nicht zu ihren bevorzugten, dennoch aber halt einfach zu den unvermeidlichen Arbeiten gehören. Falsch. Die Zukunft der Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen für Mietwohnungen ist automatisiert und sieht dadurch deutlich rosiger aus, was manuelle und mühsame Arbeiten betrifft.

Weg von der manuellen zur automatisierten Verarbeitung – ein erster grosser Schritt, aber noch lange nicht alles, was die intelligente, KI-basierte OCR an Highlights mit sich bringt

Parashift On-Demand-Webinare

Zahlreiche Bewerbungsunterlagen, die es auszuwerten gilt

Wie bei jeglichen Bewerbungen, will auch die Immobilienverwaltung möglichst genau wissen, mit was für Mieter sie es zu tun hat, um sich schlussendlich nicht nur für einen unter den vielen, sondern für den richtigen entscheiden und die Zusage zur Mietwohnung geben kann. Der Immobilienverwaltung dienen hierzu die Daten aus den folgenden Bewerbungsunterlagen:

  • Anmeldeformular: Korrekt und vollständig ausgefüllt, inklusive Referenzdaten und Kontakt des vorherigen Vermieters
  • Aktueller Betreibungsregisterauszug: Damit die Immobilienverwaltung sicher gehen kann, dass der Bewerber keine Betreibungen hat
  • Kopie ID oder Pass
  • Persönliches Schreiben (nicht zwingend nötig)

Aus den Angaben der Bewerbungsunterlagen muss die Immobilienverwaltung schlau werden. Hier beginnt die mühsame Arbeit. Je nach Ort und Popularität einer Mietwohnung flattern schnell Hunderte von Bewerbungsdossier rein, die es zu auszuwerten und zu vergleichen gilt. Wie bereits zu Beginn erwähnt, nicht nur ein massiver administrativer Aufwand, sondern auch nicht die bevorzugte Arbeit von Immobilienbewirtschafter. Sie sind meist viel lieber unterwegs, interagieren mit den verschiedenen Bewerber und führen ihnen die Wohnungen vor, kommunizieren mit Handwerker, und so weiter und so fort.

Die Integration der intelligenten, KI-basierten OCR – damit der Fokus in Zukunft wieder auf die wirklich wichtigen Dinge, wie die Interaktion mit den Mietbewerbern gelegt werden kann

Die automatische Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen

Genau aus diesen Gründen wird das Absetzen der manuellen Verarbeitung von Bewerbungsunterlagen angestrebt. Dazu benötigt es selbstverständlich eine Methode, die auch verhält und die zahlreichen Bewerbungsdossier der angehenden Mieter in einer Zeit zu verarbeiten mag, die die manuelle um einiges übertrumpft. Beides macht sie auch, die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition). Und nicht nur das, noch viel mehr erledigt sie. Doch eines nach dem anderen. Die einzelnen automatisierten Prozessschritte mit der intelligenten, KI-basierten OCR sehen wie folgt aus:

  • Die Bewerbungsunterlagen gehen bei der Immobilienverwaltung ein, in Papierform und handgeschrieben, elektronisch per E-Mail oder über eine Webseite, und werden automatisch erfasst
  • Die Unterlagen erfahren eine Qualitätsverbesserung, die Seiten werden voneinander getrennt
  • Die Bewerbungsunterlagen werden automatisch nach Anmeldeformular, Betreibungsregisterauszug, ID/Pass und allenfalls persönlichem Schreiben klassifiziert
  • Die intelligente, KI-basierte OCR extrahiert nun sämtliche relevanten Daten aus den Bewerbungsunterlagen heraus automatisiert
  • Zurück und bereit für die nächsten Prozessschritte bleiben die strukturierten Daten in 1A Qualität

Doch was, wenn die Bewerbungsunterlagen unvollständig sind? Das hiess bis heute eigentlich, dass die Unterlagen dieses Bewerbers halt im Aktenvernichter landeten. Bis heute

Automatische E-Mail bei Unvollständigkeit der Bewerbungsunterlagen

Wurden unvollständige Unterlagen eingesendet? Das kann ja mal passieren, schliesslich sitzen immer noch Menschen hinter dem Ausfüllen ihrer Bewerbungsunterlagen. Was früher das sichere Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess bedeutete, muss heute nicht mehr der Fall sein. Die Rede ist von einer automatischen E-Mail an den Wohnungsbewerber. Ist eine Information im Formular unvollständig, beispielsweise wurde „wie lange waren Sie Mieter Ihrer heutigen Wohnung?“ nicht ausgefüllt oder ist der Betreibungsregisterauszug nicht aktuell, erscheint nach der Datenextraktion durch die intelligente, KI-basierte OCR automatisch ein Hinweis. Ebenfalls automatisiert wird nun eine E-Mail an den Wohnungsbewerber mit der Aufforderung zum Nachreichen der fehlenden Daten oder Dokumente gesendet.

Ohne dass die Immobilienverwaltung auch nur einen Finger krümmen muss, wird vollautomatisiert eine E-Mail an den Bewerber gesendet

Nutzen durch und durch mit der intelligenten, KI-basierten OCR

Mit der automatischen Verarbeitung der Bewerbungsunterlagen von Mietwohnungen auf Grundlage der intelligenten, KI-basierten OCR kommen also zu den offensichtlichen Nutzen wie dem Wegfallen der manuellen und mühsamen Datenerfassung und -verarbeitung zusätzlich weitere grosse Vorteile hinzu. Das automatische Generieren und Senden von E-Mails basierend auf den zuvor automatisch extrahierten Daten respektive das intelligente Erkennen von fehlenden Daten ist für Immobilienverwaltungen und ihre optimierten Workflows massgeblich.