Wir schreiben das Jahr 2021. Wenn die Erfassung der Leistungsnachweise auf Papier und die darauffolgende Verarbeitung in Excel stattfindet, dann ist das kaum 2021-würdig. Und dennoch läuft dies vielerorts, Digitalisierung hin oder Digitalisierung her, noch immer genau so ab. Gerade in Branchen, in denen Handwerker auf Baustellen, Reinigungskräfte im Facility Management oder Pflegepersonal in der Betreuung unterwegs sind, ist die Leistungserfassung oft eine mehrmals tägliche, wöchentliche und monatliche und damit eine mit erheblichem Aufwand verbundene Arbeit. Damit zumindest bei der Verarbeitung der Leistungsnachweise die administrativen Kosten minimiert werden können, braucht es etwas anderes, als die mühsamen manuellen Arbeitsprozesse.

Um dem Kunden Rechnungen stellen oder dem Arbeitgeber die erbrachten Arbeiten vorweisen zu können, müssen diese Leistungen dokumentiert werden. Ohne diese Dokumentation geht logischerweise gar nichts. So weit, so gut. Die effiziente Verarbeitung der Leistungsnachweise ist demnach unerlässlich. Wie sonst soll ein anständiger Workflow stattfinden können? Wie sonst soll dem Kunden in gegebener Zeit Rechnung für die erbrachten Leistungen gestellt werden? Wie diese Pain Points in Zukunft mit der KI-basierten OCR (Optical Character Recognition) intelligent gelöst werden können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Eines der grossen Probleme ist die fehlende Transparenz, was schlecht für alle Involvierten ist

Parashift On-Demand-Webinare

Leistungsnachweise und die spezifischen Daten

Als essenzielle Ergänzung zum Vertrag und als Bescheinigung, dass die zuvor vereinbarten Leistungen erbracht wurden, nimmt der Leistungsnachweis mit der Arbeitszeiterfassung einen wichtigen Teil des gesamten Arbeitsprozesses ein. Aus den Leistungsnachweisen gilt es spezifische Daten zu extrahieren, die dann wiederum für die nächsten Prozesse, beispielsweise die Rechnungsstellung, verwendet werden. Zu den zu extrahierenden Daten gehören unter anderem die folgenden:

  • Datum und Beginn/Ende der Arbeit (je nachdem mit einem Scan des Barcode)
  • Kunde
  • Projekt
  • Erbrachte Leistungen/Tätigkeiten
  • Eventuell Wegzeiten
  • Eventuell Zuschläge (z.B. bei Überstunden, Nacht- und Wochenendarbeiten usw.)
  • Unterschrift

Wenn Leistungsnachweise in Papierform, dann ist das Chaos nicht nur vorprogrammiert, sondern auch praktisch schnell Tatsache

Bewältigung der papierbasierten Leistungsnachweise mit der intelligenten, KI-basierten OCR

Wie zu Beginn erwähnt, hinken auch mit den Möglichkeiten der Digitalisierung noch viele Unternehmen hinterher. Das hat sicherlich zu einem Teil mit der Branche selbst zu tun. Auf dem Bau ist nicht nur der Umgang harscher als vielerorts, auch die Erfassung der Leistungsnachweise oft Sache des Vorarbeiters für sein gesamtes Team. Die in der Büroabteilung eingehenden Leistungsnachweise müssen schliesslich ausnahmslos und sorgfältig auf Vollständigkeit und Unterschriften geprüft werden, was ein massiver Aufwand darstellt. Das Problem, welches mit der manuellen Verarbeitung einhergeht, sorgt jedoch nicht nur bei Unternehmen in der Baubranche für Kopfzerbrechen, sondern ist auch in anderen Bereichen, oft auch dort, wo viele Teilzeitangestellte unterwegs sind, kein unbekanntes. Damit sämtliche Faktoren, egal welche Branche oder ob Teil- oder Vollzeit, keine Rolle spielen, braucht es kompetente und fähige (und automatisierte) Lösungswege. Diese Kompetenz und Fähigkeit kommt in Form der intelligenten, KI-basierten OCR (Optical Character Recognition). Sie kümmert die unterschiedlichsten Umstände herzlich wenig. Alles was für die intelligente, KI-basierte OCR zählt, ist die exakte und schnelle Erfassung, Extraktion und transparente Verarbeitung aller relevanten Daten aus den Leistungsnachweisen.

Transparenz erhöhen und den administrativen Aufwand minimieren – mit der intelligenten, KI-basierten OCR kein Traum, sondern Realität

Die automatisierte Datenextraktion aus den Leistungsnachweisen

Die intelligente, KI-basierte OCR erledigt die Prozesse rund um die Leistungsnachweise automatisiert und folgendermassen:

  • Die Leistungsnachweise gehen ausgefüllt im Büro ein und werden automatisiert erkannt
  • Es folgt eine Qualitätsverbesserung sowie bei Bedarf eine Seitentrennung
  • Die Leistungsnachweise werden klassifiziert und auf Vollständigkeit geprüft (vollautomatisch)
  • Alle relevanten Daten aus den Leistungsnachweisen werden automatisiert extrahiert und als strukturierte Daten, die von Systemen direkt weiterverarbeitet werden können, ausgegeben
  • Auf Basis der strukturierten Daten werden die nächsten Prozessschritte automatisch veranlasst

Dank der intelligenten, KI-basierten OCR können Mehrwerte auf unterschiedlichen Stufen – nicht nur in der eigentlichen Verarbeitung der Leistungsnachweise – erreicht werden

Mehrwerte mit der intelligenten, KI-basierten OCR

Die extrahierten Daten aus den Leistungsnachweisen können selbstverständlich nicht nur für die eigentliche Verarbeitung und Rechnungsstellung genutzt, sondern zusätzlich beispielsweise auch für die gesamte Lohnabwicklung und mit der zukünftigen Planung gekoppelt werden. Weitere massgebliche Vorteile mit der intelligenten, KI-basierten OCR sind:

  • Transparente und exakte Abwicklung der erbrachten Leistungen: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – ein Plus für alle Involvierten
  • Bei Rückfragen vom Kunden: Mit den automatisiert extrahierten Daten aus den Leistungsnachweisen simpel und schnell nachweisbar
  • Schnellere Erfassung: Rechnungen können zeitgemäss gestellt werden
  • Rückschlüsse auf Projektrentabilität: Daten können zum Auswerten von Arbeiten/Projekten benutzt werden
  • Einfache Skalierbarkeit: Von einigen wenigen bis zu mehreren Hunderten (und Tausenden) Leistungsnachweisen am Tag

Die zahlreichen Mehrwerte bei der intelligenten Verarbeitung von Leistungsnachweisen, die simple Integration und der rasche ROI machen die intelligente, KI-basierte OCR nicht zu einem „Winner takes it all“, sondern zu einem „Winner gives it all“ für Unternehmen.