Neben der Arbeitswelt kommt die digitale Transformation ebenso immer verstärkter im Bildungswesen an. Rund um organisatorische Fragen und administrative Lösungen bei gewissen Verarbeitungsprozessen bleibt jedoch nach wie vor einiges an Arbeit zu verrichten. Denken wir an Schulzeugnisse, so kommt einem wohl direkt ein Mäppchen oder Dossier in den Sinn, in denen sich die gedruckten Schulzeugnisse mit den Noten zu den einzelnen Fächern befinden. Im Gegensatz zu Bewerbungsprozessen für eine Arbeitsstelle, die inzwischen vorwiegend online durchgeführt werden, kommen Schul-, Maturitäts- und Studienabschlüsse respektive die Qualifikationsnachweise in Schriftform daher. Dokumente in Papierform im Bildungswesen sollen auch im Jahr 2021 noch Standard sein? Die Zeit ist ein für alle Mal reif für eine Veränderung. Für anwendende Institutionen, wie beispielsweise eine Universität, ist für die Verarbeitung von Zeugnissen hierzu die Integrierung einer intelligenten, KI-basierten OCR der Schlüssel in vielerlei Hinsicht.

Die Zulassungswege an verschiedene weiterführende Schulen sind grundsätzlich festgeschrieben, Schulzeugnisse nach der Sekundarschule bilden die Grundlage für die Zulassung oder eben Verweigerung an einen Übertritt in eines der zahlreichen Gymnasien. Mit dem Maturitätszeugnis wird die Gymnasialzeit schliesslich mit hoffentlich ansehnlichen Noten abgeschlossen. Dieses wiederum ist einer der Schlüssel für den Wechsel an ein Hochschulstudium an einer der anbietenden Institutionen, sei dies Universität, Fachhochschule, Pädagogische Hochschule und so weiter und so fort. Als anwendende Institution ist das Vor- und Aussortieren der eigehenden Zeugnisdokumente ein essenzieller und gleichzeitig auch ein extrem langwieriger Prozess. Der Status quo bei Institutionen ist ein veralteter, die digitale Technologie bietet hier zeitgemässere und effizientere Lösungen.

Die Schul- und Maturitätszeugnisse in Papierform werden von ihren Trägern, den Schülern, entweder per Post (wohl jedoch kaum) oder aber bestenfalls wenigstens eingescannt und dann als PDF-Anhang in einer E-Mail an die Institution der Wahl gesendet. Je nach Universität sind das eine Menge Maturitätszeugnisse, die pro Studiengang jeweils eingehen, geprüft und verarbeitet werden müssen. Steckt dahinter nun wirklich ein Team um Mitarbeiter, so ist dieser Verarbeitungsprozess alles andere als fortschrittlich und aus Sicht beispielsweise einer Universität kaum erstrebenswert. Dass dies auch anders funktioniert, zeigt sich im Folgenden. Für eine Institution ist die Funktionalität essenziell.

Bei anwendenden Institutionen umfasst die Funktionalität drei Hauptpunkte:

  • Systemaufgabe: Die Schul- oder Maturitätszeugnisse gehen ein und müssen geprüft werden
  • Hauptbedürfnis: Die effiziente und automatische Prüfung und Weiterverarbeitung der eingegangenen Schulzeugnisse/Maturitätszeugnisse
  • Zusammenspiel: Der automatische Eingang, die automatische Validierung und die automatische Extraktion aller relevanter Daten, i.e. die einzelnen Noten zu den einzelnen Fächern aus den Schulzeugnissen/Maturitätszeugnissen und die Namen des Kandidaten

Die Systemaufgabe und das Hauptbedürfnis für die anwendende Institution sind klar, das Zusammenspiel hierfür liefert die Integrierung der intelligenten, KI-basierten OCR. Nach dem Eingang der Schulzeugnisse/Maturitätszeugnisse, egal, ob noch in Papierform oder in PDF-Format, extrahiert die intelligente Software alle Daten und verarbeitet diese komplett automatisch. Der manuelle Prozess um das Verifizieren der Schulzeugnisse fällt infolge der Integrierung der intelligenten, KI-basierten OCR komplett weg, was Mitarbeiter enorm entlastet. Die neu freigelegten Zeitressourcen können anderswo definitiv besser eingesetzt werden, als beim mühseligen und langweiligen Prüfen und Eintippen von Zeugnissen. Die Verarbeitung der Schulzeugnisse per intelligenter, KI-basierter OCR bietet aber noch weitere Vorteile. Die relevanten Daten, also Noten und Namen, welche einmal extrahiert wurden, können auch in nachgelagerten Fachverfahren automatisiert übernommen werden, eine weitere Eingabe oder Aufnahme der Daten erübrigt sich. Ähnlich wertvoll sind diese Daten beispielsweise bei einem Auslandssemester, womit sie zwischen Partneruniversitäten simpel ausgetauscht werden können. Das spart unnötige administrative Arbeiten und damit einen erheblichen Aufwand ein.

Die Vorteile rund um die automatische Extraktion der relevanten Noten und Namen durch die intelligente, KI-basierte OCR bei Schul- und Maturitätszeugnissen sind für die anwendenden Institutionen zahlreich und von erheblicher Bedeutung.