Glückliche Mitarbeiter = höhere Produktivität = erfolgreicheres Unternehmen. Ein erfolgreiches Unternehmen ist fortschrittlich, was sich auch in der Handhabung der Finanzen zeigt. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter geschäftliche Ausgaben wie Verpflegung, Reisen und Hotelbuchungen im Voraus aus der eigenen Tasche bezahlen lassen und dann erst Ende Monat rückvergüten, sind nicht besonders zeitgemäss. Im ständigen Bemühen um glückliche Mitarbeiter sollten Unternehmen sie gerade in der Handhabung mit Geschäftskosten so wenig wie möglich belasten und dafür besser Firmenkreditkarten einsetzen. Die automatische Abstimmung von Kreditkartenabrechnungen mit Quittungen und Rechnungen ist heute dank OCR-Technologien (Optical Character Recognition) simpel und sicher wie noch nie und für moderne Unternehmen ein No-Brainer.

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Wieso Unternehmen dennoch vor der Integrierung von Firmenkreditkarten möglicherweise erstmal zurückschrecken, hat nachvollziehbare Gründe. Die Angst vor Betrug und Missbrauch durch Mitarbeiter ist real. Ob für private Ausgaben benutzt, oder ob einfach sehr locker für geschäftliche Ausgaben eingesetzt, beide fallen in die Sparte Missbrauch. Es gibt aber verschiedene Ansätze, dem entgegen wirken zu können und entsprechende Kontrollmechanismen einzubauen.

Das Thema weist aber auch eine andere Kehrseite der Medaille auf. Wie viele Meetings werden abgesagt, weil Mitarbeiter im Voraus für geschäftliche Kosten aufkommen müssen, welche sie dann nicht nur mit einem Mehraufwand beanstanden, sondern auch noch bis Ende Monat warten müssen, bis sie sie zurückvergütet bekommen? Wie viele Mitarbeiter schreckt dies schon im Voraus dermassen ab, dass ein für das Unternehmen vielleicht essenziell wichtige Meeting gar nie zustande kommt, oder eine Reise gar nie angetreten wird? Die Antwort ist: zu viele. Genauso wie ein Missbrauch der Firmenkreditkarte, bringt auch dies einem Unternehmen nur Nachteile. Wo liegt also die Lösung?

Selbstverständlich bei der Firmenkreditkarte. So weit, so gut. Doch diese alleine löst das Problem mit dem administrativen Aufwand noch nicht. Denn Ende Monat reichen Mitarbeiter ihre Quittungen und Rechnungen aller Geschäftsausgaben ein, welche nun die Finanzabteilung manuell mit der separat eingegangenen Kreditkartenabrechnung vergleichen muss. Quittung für Quittung. Zeile für Zeile. Das ist nicht nur eine äusserst mühsame, sondern auch eine kostspielige und fehleranfällige Arbeit.

Die Komplikationen liegen beim manuellen Abgleich zwischen den Kreditkartenabrechnungen und den einzelnen Quittungen/Rechnungen, wobei diese Schwierigkeit einfach umgangen werden kann. Denn es gibt heute Lösungen, welche alle manuellen Abgleiche durch Automatisierung ersetzen.

Ihre Mitarbeiter bezahlen alle Geschäftsausgaben mit ihrer Firmenkreditkarte, sei das für Verpflegung, Meetings, Reisebillette, Hotelrechnungen usw. Nach jeder Bezahlung per Firmenkreditkarte schiesst der Mitarbeiter mit seiner Smartphone-Kamera ein Foto der Quittung/Rechnung und leitet dieses an die Finanzabteilung weiter. Ihre OCR-Software extrahiert nun alle relevanten Daten der Quittung/Rechnung und Ihr System fürs Ausgabenmanagement gleicht diese automatisch mit den Daten der Kreditkartenabrechnung ab. Ausgabe für Ausgabe, Zeile für Zeile wird zwischen der Rechnung und der Kreditkartenabrechnung verglichen, beispielsweise wie zwischen den folgenden Daten:

  • Kaufbeschrieb (z.B. Zugticket von…nach…)
  • Welcher Mitarbeiter
  • Datum und Ort des Kaufes
  • Betrag

Zum Schluss kommt es aufgrund der extrahierten und abgeglichenen Daten zwischen der Quittung/Rechnung und der Kreditkartenabrechnung entweder zu einer Übereinstimmung oder zu einer Ungleichheit. Bei einer Übereinstimmung wird die Zeile automatisch autorisiert und abgeschlossen. Bei einer Ungleichheit, beispielsweise aufgrund einer privaten, nicht autorisierten oder unplausiblen Ausgabe, aber auch bei einem kompletten Fehlen einer Quittung/Rechnung, weil vom Mitarbeiter nicht eingereicht, wird automatisch eine Meldung erstellt. Der Vorgang bleibt somit weiterhin pendent, kann durch die Finanzabteilung überprüft und der Mitarbeiter gegebenenfalls zur Rechenschaft gezogen werden.

Durch eine OCR-Lösung und die automatische Abstimmung Zeile für Zeile können die zuvor manuellen, langwierigen und fehleranfälligen Arbeiten nun plötzlich schnell, simpel, zuverlässig und sicher ausgeführt werden. Bearbeitungszeiten verkürzen sich somit massiv.

Die Vorteile der Integration einer solchen Extraktionslösung für Kreditkartenabrechnungen liegen für Unternehmen also auf der Hand. Die zeitraubenden und mühsamen Prozesse der manuellen Überprüfung und Abgleichen fallen für Ihre Finanzabteilung damit komplett weg. Das gibt ihnen Raum für andere, anspruchsvollere Arbeiten, was allgemein zu einer höheren Wertschätzung sowie -schöpfung und glücklicheren Mitarbeitern führt.