Backoffice-Arbeiten gehören zum täglichen Brot eines Unternehmens. Je grösser das Unternehmen, desto mehr Zeit, Mitarbeiter und Kosten nehmen die Backoffice-Arbeiten in Kauf. Vor allem dann, wenn diese Arbeiten in manuellen Prozessen ablaufen. Oft werden Backoffice-Aufgaben deshalb an externe Dienstleister ins Ausland ausgelagert, womit sich das Unternehmen Optimierungen in verschiedenen Formen, hauptsächlich durch geringere Kosten, verspricht. Outsourcing von Backoffice-Arbeiten kommt aber auch immer mit Nachteilen daher. Wieso Sie Arbeiten in Ihrem Backoffice stattdessen besser mit Machine Learning-basierter OCR (Optical Character Recognition) automatisieren sollten und welche Vorteile dies im Vergleich zu Outsourcing hat, lesen Sie in diesem Artikel.

Die Gründe, die für Automatisierungen im Backoffice sprechen, sind vielfältig

Nachteile von Outsourcing von Backoffice-Arbeiten

Outsourcing kann sicherlich nach wie vor ein nützliches Mittel sein. Gibt es jedoch bessere Alternativen für Prozessoptimierungen im Backoffice, lohnt sich eine nähere Betrachtung. Mit der Automatisierung von verschiedenen Backoffice-Arbeiten durch die Machine Learning-basierte OCR sind genau diese Alternativen vorhanden. Bevor wir näher auf Use Case Beispiele eingehen, nehmen wir uns zuerst einmal ein paar Nachteile von Outsourcing der Backoffice-Aufgaben vor:

  • Risiko: Outsourcing von datenlastigen Backoffice-Arbeiten ins Ausland kommt immer mit einem gewissen Risiko daher. Datenschutz und Compliance war noch nie wichtiger, die Anforderungen (und Handhabung bei Verstössen) ebenso
  • Komplexität: Oft wird die Komplexität von Outsourcing unterschätzt. Für ein nahtloses Eingliedern der Backoffice-Arbeiten ist ein nicht zu unterschätzender organisatorischer Aufwand notwendig. Des Weiteren kommen laufende Kontrollen über Vertragseinhaltungen, Qualitätssicherung und weitere hinzu
  • Abhängigkeit: Outsourcing bringt immer eine gewisse Abhängigkeit mit sich, die ganz natürlich mit Auslagerungen daherkommen
  • Hohe Anforderungen: Die Anforderungen erhöhen sich stetig, Unternehmen wollen mit dem Outsourcing von Backoffice-Arbeiten nicht nur Kosten einsparen, sondern auch qualitative Verbesserungen und Fehlerminimierungen erreichen
  • Skalierbarkeit: Theoretisch können Backoffice-Arbeiten im Outsourcing skaliert werden. Praktisch bedeutet das aber nicht nur ein grosser Kostenanstieg aufgrund mehr Mitarbeiter, sondern ist auch eine Illusion der Möglichkeiten von manueller gegenüber automatischer Skalierbarkeit

Mit der intelligenten, Machine Learning-basierten OCR kann die Effizienz und Produktivität der Backoffice-Arbeiten auf ein neues Level gebracht werden

 Wieso Machine Learning-basierte OCR?

Ja, wieso denn nicht von einer traditionellen OCR Gebrauch machen? Die kurze Antwort ist: Weil die Dokumente der Backoffice-Arbeiten viel zu komplex für die herkömmliche OCR sind. Erst mit der intelligenten, ML-basierten OCR kann die hohe Variation an unstrukturierten Dokumenten bewältigt werden. Die längere Antwort, wieso und wo die Machine Learning-basierte OCR klare Vorteile gegenüber der traditionellen hat, haben wir hier genauer erläutert.

Kleinere Risiken und deutlich reduzierte Kosten – nur zwei der Vorteile durch Automatisierungen im Backoffice

Vorteile der Automatisierung von Backoffice-Arbeiten

Im Vergleich zu den Nachteilen von Outsourcing, trumpfen die Vorteile der Automatisierungen in Backoffice-Arbeiten mit Hilfe der ML-basierten OCR massiv auf:

  • Risiko: Die Transparenz in den Prozessen ist mit der Automatisierung von Backoffice-Arbeiten deutlich höher, was die hohen Compliance-Anforderungen erleichtert und gleichzeitig die Risiken mindert
  • Komplexität: Da die ML-basierte OCR einfach in bereits bestehende Systeme integriert werden kann, ist die Komplexität tief und der Erstaufwand vergleichsweise klein
  • Abhängigkeit: Fällt komplett weg, da Backoffice-Arbeiten stets unabhängig überwacht werden können
  • Hohe Anforderungen: Automatisierungen von Backoffice-Arbeiten wissen den hohen Ansprüchen gerecht zu werden, indem die Qualität hoch und die Fehlerrate auf ein absolutes Minimum reduziert ist
  • Skalierbarkeit: Mit Automatisierungen können Backoffice-Arbeiten stufenlos skaliert werden, was effizientere Prozesse und enorme Produktivitätssteigerungen zulässt

Use Cases für Automatisierungen sind rund um datenlastige Backoffice-Arbeiten – also in sehr vielen – erwünscht

Zahlreiche Use Cases für die Automatisierung von Backoffice-Arbeiten

Die Vorteile von Automatisierung gegenüber Outsourcing sind also klar ersichtlich. Wenn es darum geht, welche spezifischen Arbeiten im Backoffice für Automatisierungen in Frage kommen, geht es grundsätzlich um datenlastige, repetitive Aufgaben, welche die Eingabe, Erfassung, den Abgleich und die Verarbeitung von Daten involvieren. Dank der intelligenten, ML-basierten OCR schliesst das komplexe und unstrukturierte Dokumente mit ein. Je nach Branche können die Use Cases variieren, darunter sind folgende Backoffice-Arbeiten:

  • Onboarding: Die Verifizierung von Kundendaten gehört in verschiedenen Branchen, von Versicherungen über Immobilien bis hin zu Banken, zu zeitintensiven Backoffice-Arbeiten, die automatisiert werden können
  • Versicherungen: Als typischer Teil des Schadenmanagements ist die Erfassung von Schadensmeldungen mühsam und kann automatisiert werden
  • Finanzen: Auch komplexe Buchhaltungsprozesse wie die Eingangsrechnungsverarbeitung können mit Hilfe der intelligenten, ML-basierten OCR und ihrer Fähigkeit, hochgradig unstrukturierte Dokumente zu erfassen und zu verarbeiten, automatisiert werden
  • Abgleichen und Prüfen: Der Aufwand, der für Backoffice-Arbeiten beispielsweise beim Prüfen von Cashback-Kampagnen ansteht, ist immens und kann automatisiert werden