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Bewältigen Sie die Verarbeitung Ihrer Arbeitsverträge mit KI

Arbeitsverträge bilden das Fundament eines Arbeitsverhältnisses und enthalten wichtige Informationen über den Arbeitnehmer sowie über die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Erfassung dieser Informationen ist jedoch für die Personalabteilungen in Unternehmen ein mühsamer Prozess. In diesem Artikel gehen wir auf die Schwierigkeiten ein, mit denen Sie beim Umgang mit Arbeitsverträgen konfrontiert sind, und stellen eine bahnbrechende Lösung (mit Blick auf die Plattform) vor.

Schlüsselerkenntnisse: Komplexe, unstrukturierte Dokumente wie Arbeitsverträge, die sowohl in digitaler Form als auch weiterhin in Papierform vorliegen, machen den Unternehmen zu schaffen. Effiziente Prozesse sind dadurch kaum möglich. Mit einer intelligenten Lösung für die Dokumentenverarbeitung, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basiert, können Unternehmen die effiziente und kostengünstige Verarbeitung der Arbeitsverträge endlich angehen.

Der Arbeitsvertrag: Essenzielle Daten, unstrukturiertes Dokument

Die Daten aus Arbeitsverträgen sind für Unternehmen in verschiedenen Anwendungsfällen wichtig, darunter:

  1. Mitarbeiter Onbarding: Nach dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrages müssen Personalabteilungen Daten daraus extrahieren, beispielsweise um neue Mitarbeitende in den Systemen des Unternehmens einzurichten und sicherzustellen, dass sie die richtige Vergütung und die richtigen Leistungen erhalten.
  2. Vertragsänderungen: Stehen Änderungen im Arbeitsvertrag an, ist es für Unternehmen wichtig, schnell auf alle Daten aus den Arbeitsverträgen aller Mitarbeitenden zugreifen zu können.
  3. Gehaltsabrechnung: Die Daten aus den Arbeitsverträgen sind für die Lohnbuchhaltungsteams und zur Erstellung der Gehaltsabrechnung von zentraler Bedeutung.
  4. Verwaltung von Sozialleistungen: Personalabteilungen stützen sich auf die Daten aus den Arbeitsverträgen, um die Sozialleistungen ihrer Mitarbeitenden zu verwalten.

In sämtlichen Anwendungsfällen ist es wichtig, dass Unternehmen jederzeit und möglichst schnell auf alle wichtigen Informationen im Arbeitsvertrag jedes einzelnen Mitarbeitenden zugreifen können. Hier liegen allerdings die Schwierigkeiten, denn der Arbeitsvertrag ist ein komplexes Dokument, das in unstrukturierter Form daherkommt. Darüber hinaus können Arbeitsverträge zahlreiche Kästchen zum Ankreuzen sowie handschriftliche Notizen enthalten, was die automatische Verarbeitung zusätzlich erschwert.

Weitere Schwierigkeiten mit Arbeitsverträgen:

  1. Unterschiedliche Formate: Arbeitsverträge liegen in verschiedenen Formaten vor, was die Standardisierung der Datenextraktion erschwert. Unterschiedliche Layouts, Schriftarten und Sprachen machen die Aufgabe noch komplexer. Zudem ist der Arbeitsvertrag eines dieser Dokumente, bei dem die Papierform immer noch üblich ist.
  2. Zeitaufwendige manuelle Eingabe: Besonders für grosse Unternehmen, die sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, um Informationen aus Arbeitsverträgen zu extrahieren, ist dieser Prozess nicht nur enorm zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Keine befriedigende Lösung: Manuelle Verarbeitung oder herkömmliche OCR

Neben der rein manuellen Erfassung der Daten aus Arbeitsverträgen nutzen Unternehmen auch herkömmliche Optical Character Recognition (OCR)-Lösungen. Auch wenn dies bei der Umwandlung von Arbeitsverträgen in Papierform in digitale Formate hilft, sind diese Systeme stark eingeschränkt:

Vorlagen-basierte Lösungen sind nur so weit hilfreich, wie sich das Layout nicht verändert. Dabei stellen selbst kleinste Abweichungen im Arbeitsvertrag, wie zum Beispiel ein Datum an einer anderen Stelle im Dokument, ein Problem dar und führen zu Fehlinterpretationen der Daten. Ähnliches gilt bei Dokumenten, die in schwacher Qualität vorliegen oder handschriftliche Notizen wie Signaturen aufweisen. Herkömmliche OCR-Lösungen haben Schwierigkeiten, Daten zu identifizieren. Die Lösung extrahiert die Daten ungenau, womit Eingriffe und manuelle Korrekturen unumgänglich sind. Keiner der Ansätze ist logischerweise befriedigend für das moderne Unternehmen.

Fortschrittlicher Ansatz für die Dokumentenverarbeitung

Ganz anders funktioniert die Bearbeitung von Arbeitsverträgen mit Parashift. Parashift bietet einen innovativen Ansatz, um die automatische Klassifizierung und Extraktion von komplexen Dokumenten wie den Arbeitsvertrag zu realisieren. Die Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung nutzt hierzu verschiedene Technologien Künstlicher Intelligenz (KI) und den einzigartigen Ansatz des Document Swarm Learning. Beim Document Swarm Learning handelt es sich um ein globales Datennetzwerk, das eine Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion ermöglicht, die ihresgleichen sucht.

Dazu wird der “Dokumentenschwarm”, die Kerntechnologie der Parashift IDP-Plattform, von Machine Learning-Algorithmen angetrieben, die auf Milliarden von Datenpunkten trainiert werden. Die Dokumenttypen werden in einzelne Felder zerlegt und die Learnings auf vollständig DSGVO-konforme Art und Weise über alle Kunden und über alle Dokumenttypen auf der Plattform geteilt. Durch diesen einzigartigen Ansatz (industrieagnostisch und sprachagnostisch) entsteht eine beispiellose Genauigkeit in der Handhabung sämtlicher Dokumente. Das bietet eine Reihe von Vorteilen bei der Verarbeitung Ihrer Arbeitsverträge, darunter:

  1. Genauigkeit: Die Die KI-Technologie von Parashift gewährleistet ein hohes Mass an Genauigkeit bei der Datenextraktion und reduziert das Risiko von Fehlern, die zu Compliance-Problemen und kostspieligen Fehlern führen können.
  2. Effizienz: Die Parashift Plattform beschleunigt den Extraktionsprozess erheblich und spart wertvolle Zeit und Ressourcen.
  3. Anpassungsfähigkeit: Die KI von Parashift ist an verschiedene Dokumentenlayouts und Sprachen anpassbar, so dass sie sich für alle Arbeitsverträge eignet, unabhängig von Format oder Layout. Komplett unstrukturierte Dokumente, mit Checkboxen und handgeschriebenen Notizen oder Signaturen sind damit kein Problem.

Dabei ist die Integration der Parashift IDP-Lösung denkbar einfach: Sie können sie ganz einfach in Ihre bestehenden Prozesse und Geschäftsanwendungen integrieren. Ausserdem bietet die Plattform ein benutzerfreundliches UI, mit dem das Einrichten zusätzlicher Dokumenttypen komfortabel ist und durch den alltäglichen Geschäftsanwender erfolgt.

Der Arbeitsvertrag gehört zu den 15 am häufigsten verarbeiteten Dokumenttypen auf der Parashift Plattform. Neugierig, welcher Dokumenttyp unter den Top 10 ist? Der Kontoauszug ist auf Platz 6 der am meist verarbeiteten Dokumente auf der Parashift IDP-Plattform.

Plattform-Ansicht: Automatische Datenextraktion, generative KI

Werfen wir einen Blick auf die Intelligent Document Processing Plattform von Parashift. Für ein besseres Verständnis der Benutzeroberfläche haben wir zwei Screenshots von der Plattform herausgesucht:

  1. Der Arbeitsvertrag im Extraktionsmodus.
The work contract in extraction mode.
  1. Eine Korrespondenz in DocGenius (generative KI).
Correspondence in DocGenius (generative AI)

Ein kurzer Blick auf den ersten Screenshot bestätigt: Mit der Parashift Plattform können Sie unstrukturierte Dokumente wie den Arbeitsvertrag automatisch verarbeiten. Dabei lesen Sie nur die für Sie wichtigen Daten aus – und nicht mehr. So können Sie unter anderem folgende relevante Daten aus Arbeitsverträgen automatisiert extrahieren:

  • Arbeitgeber: Firmenname, Adresse, Postleitzahl, Stadt, etc.
  • Arbeitnehmer: Name des Mitarbeiters, Geburtsdatum, Adresse, Postleitzahl, Stadt, etc.
  • Generelle Informationen: Datum des Vertrages, Stellenbezeichnung, Vertragsbeginn, Vertragsende (falls befristeter Arbeitsvertrag), Arbeitszeit, etc.

Wie Sie auf dem zweiten Screenshot sehen können, geht Parashift neben dem exakten Extrahieren dieser relevanten Daten aus dem Arbeitsvertrag noch einen Schritt weiter. Mit der Einführung von vollständig EU-DSGVO-konformen Large Language Models (LLM), die das proprietäre Document Swarm Learning nutzen, kommen Sie in den Genuss von generative KI. Damit haben Sie nicht nur die Möglichkeit, die unstrukturierten Daten automatisch zu extrahieren, in ein strukturiertes Format umzuwandeln und an nachfolgende Geschäftsprozesse weiterzuleiten, sondern können in einem Chat-ähnlichen Format Fragen zum Dokument stellen:

  • ”Um was für ein Dokument handelt es sich?” (Sie erhalten die schriftliche Information, dass es sich bei dem Dokument um einen Arbeitsvertrag handelt.)
  • ”Gib mir eine Zusammenfassung des Arbeitsvertrags.” (Sie erhalten in wenigen Sekunden die schriftliche Zusammenfassung des Arbeitsvertrages.)

Das Parashift-Team konzentriert sich darauf, diese innovativen Technologien zusammen mit dem schnell wachsenden Datennetzwerk im Dokumentenbereich zu nutzen und dabei hohe Standards für Informationssicherheit und Compliance einzuhalten. Dies ermöglicht es Versicherer und Banken, die Intelligent Document Processing-Cloud-Plattform für ihre kundenidentifizierenden Daten (CID) zu nutzen.

Fazit: Arbeitsverträge mit KI verarbeiten und Kosten reduzieren

Die Herausforderungen bei der Extraktion von Daten aus unstrukturierten Dokumenten wie den Arbeitsverträgen sind gross, aber die Lösung liegt auf der Hand. Die Parashift Plattform bietet ein effizientes und anpassungsfähiges Mittel zur Handhabung dieser komplexen Dokumente. Durch den Einsatz von Parashift können Sie Kosten reduzieren und gleichzeitig stets hohe Standards für Informationssicherheit und Compliance gewährleisten.

Mit Parashift haben Sie den perfekten Partner für die automatische Verarbeitung Ihrer Arbeitsverträgen (und, dank der industrieagnostischen und sprachagnostischen Plattform, weit darüber hinaus!) gefunden. Sprechen Sie mit einem unserer Experten über Ihre Anforderungen und Wünsche. Oder testen Sie die intuitive Intelligent Document Processing-Plattform gleich selbst für 14 Tage kostenlos und völlig unverbindlich.

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