Bei einem Bauvorhaben wird nach einer strikten Hierarchie vorgegangen. Der Bauherr oder die Bauherrschaft ist Auftraggeber des Projekts, die Bauleitung, Architekt und Ingenieur sind für die Planung und Bauunternehmen für die Ausführung sprich den Bau des Projekts zuständig. Je nach Vorhaben sind mehr oder weniger Bauunternehmen involviert, beispielsweise vom Bauunternehmen, welches für Aushübe zuständig ist, über Maurer für den Rohbau, hin zu Zimmermann, Elektriker und Sanitär für den Innenausbau und so weiter und so fort. Je grösser das Projekt, desto mehr Bauunternehmen sind meist auch involviert, desto mehr Bauunternehmen versuchen, den Auftrag zu bekommen. In der Baubranche dreht sich zu Beginn alles um Ausschreibungen respektive den Ausschreibungsunterlagen. Mit den sogenannten Devisierungsdokumenten wird nach einer genormten Form und in einem elektronischen Standard bei verschiedenen Bauunternehmen Angebote eingefordert. So weit, so gut. Mangelt es aber einem Bauunternehmen, oftmals bei KMU der Fall, an diesem elektronischen Standard, fehlt somit auch die direkte Schnittstelle für eine reibungslose Verarbeitung. Damit die Devisierungsdokumente dennoch ohne Wenn und Aber souverän verarbeitet werden können, springt die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) in die Bresche und zieht den Karren aus dem Dreck.

Es ist gang und gäbe, für die einzelnen Bauleistungen von verschiedenen Unternehmen Angebote zum Vergleichen einzuholen. Dazu sind Ausschreibungsunterlagen nötig, welche zu einem Teil aus Plänen und zu einem anderen Teil aus einem Leistungsverzeichnis bestehen. Dieses Leistungsverzeichnis, auch Devis genannt, dient als Ausschreibungsunterlage mit Normpositionen, was logischerweise die Übersicht über die verschiedenen Arbeiten erleichtern soll. Im Devis ist jeder einzelne Arbeitsschritt für eine Gesamtleistung detailliert beschrieben. Die Bauleitung fordert demnach in einem nächsten Schritt Angebote von verschiedenen Bauunternehmen ein. Die Devisierung dient als Grundlage für Preisofferten und ihr Ziel ist es letztlich, einen detaillierten Kostenvorschlag über die verschiedenen Gesamtleistungen zu erhalten. Die Bauleitung benötigt nun beispielsweise für den Zugang X zu dem geplanten Gebäude eine Strasse, 250 Meter lang, und schreibt dieses Vorhaben an verschiedene Tiefbauunternehmen aus. Die diversen Strassenbauunternehmen wiederum nutzen die Devisierungsdokumente nun weiter, um selbst bei ihren Lieferanten anzufragen, was Belag in dieser Form mit Deckbelag von der Dicke Zentimeter Y für 250 Meter kostet. So werden diese Devisierungsdokumente wie in einer Kette hin und her gesendet, ausgefüllt und wieder hin und her gesendet, basierend auf dem elektronischen Standard. Schliesslich landen die Devisierungsdokumente zurück bei der Bauleitung zu deren Auswertung und Kostenvergleich mit allen eingegangenen Offerten. Letztendlich erfolgt die Vergabe des Auftrags von der Bauleitung an eines der Strassenbauunternehmen.

Intelligente OCR, wo elektronischer Standard fehlt

Je nach Status quo des Fortschrittes in einem Bauunternehmen fehlt aber eben dieser elektronische Standard gänzlich. Hier beginnen die Probleme mit der Verarbeitung der Devisierungsdokumente. Gehen diese nämlich jetzt statt in einer XML-Datei beispielsweise als PDF-Format ein, muss plötzlich abermals alles mühsam von Hand abgetippt und in ein System eingetippt werden. Das ist nicht nur für Mitarbeiter lästig und macht die Arbeiten zusätzlich fehleranfällig, sondern stellt auch einen unnötigen Störfaktor im gesamten Workflow des Ausschreibungsverfahrens dar. In einem Worst Case bringt dieser Mangel ein Bauunternehmen sogar um einen wichtigen Auftrag. Um eine derartige Frustration gar nicht erst entstehen zu lassen, kommt für Bauunternehmen, denen der elektronische Standard zur Verarbeitung der Devisierungsdokumente fehlt, die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) zu Hilfe. Die OCR extrahiert alle relevanten Daten in Sekundenschnelle aus den Devisierungsdokumenten automatisch, konvertiert und bereitet diese auch gleich so auf, dass sie zur Weiterverarbeitung genutzt werden können. Dank der intelligenten Software kann in Zukunft der elektronische und automatische Weg bei Devisierungsdokumenten trotz Eingang in PDF-Format (oder auch anderen) gewährleistet werden.

Mit der Integrierung der intelligenten, KI-basierten OCR hinken selbst Bauunternehmen ohne den elektronischen Standard nicht mehr hinterher und verarbeiten Devisierungsdokumente ohne weiteren Komplikationen automatisch und effizient. Das stellt gerade für KMU eine massive Erleichterung in den komplexen und hart umkämpften Prozessen der Ausschreibungsverfahren dar.