Auch wenn die Schweiz sehr arm an Rohstoffen ist, übersteigen die Exporte die Importe seit Jahren um ungefähr fünfzehn Prozent. Den mit Abstand grössten Anteil aller exportierten Handelsgüter bilden chemische und pharmazeutische Produkte. Ob Export oder Import, die Quantität an Deklarationen, die es abzufertigen gilt, ist hoch. Beide Deklarationen sind Teil der Warenbegleitdokumente (neben Rechnung, Air Waybill, Lieferschein und weiteren), welche beim Import zur Ermittlung von Einfuhrabgaben respektive beim Export zur Einhaltung der Exportvorschriften im internationalen Handel dienen. Die Verarbeitung dieser ist eine der zentralen Arbeiten von Zollabfertigungen.

In der Periode von 2009 bis 2019 hat das Konjunkturelle Total der Exporte und Importe (mit Ausnahme der Jahre 2015/2016) der Schweiz kontinuierlich zugenommen, womit auch davon ausgegangen werden kann, dass die zu verarbeitenden Deklarationen jährlich um ein Vielfaches mehr geworden sind (und auch weiter mehr werden). Die Schweiz ist nur eines der Beispiele, weltweit gibt es zahlreiche logistische Dreh- und Angelpunkte von Zollabfertigungen. Um ihnen allen die Arbeit zu erleichtern und die zeitaufwendige Verarbeitung der Import- und Exportdeklarationen möglichst rasch zu minimieren, braucht es den Wechsel von manuellen zu automatisierten Arbeitsprozessen.

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Das hohe Papiervolumen macht Zollabfertigungen zu schaffen

Wie bereits hier erörtert, ist eines der zentralen Probleme in der Transport- und Logistikbranche noch immer das grosse Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten in Papierform, was Zolldeklarationen mit einschliesst. Die Nachteile durch die manuelle Verarbeitung von Import- und Exportdeklarationen sind eindeutig:

  • Enorm zeitaufwendig durch die manuelle Eingabe von Daten, Zeile für Zeile
  • Grosse Anzahl an Zollmitarbeiter für die Unmenge an zu verarbeitenden Deklarationen nötig
  • Verzögerungen in der Zollabfertigung und damit Verzögerungen in der gesamten Handelskette

Um den immer grösseren Warenanstürmen und damit der Verarbeitung der Import- oder Exportdeklarationen gerecht werden zu können, braucht es eine andere Lösung – die automatisierte

Damit alle erforderlichen Daten aus den Import- oder Exportdeklarationen in heutzutage angemessenem Standard verarbeitet werden können, braucht es die digitale Lösung. Die automatisierte Erfassung aller relevanter Daten aus den Deklarationen heraus ist der erste Schritt. Ähnliche Möglichkeiten konnte in anderen Bereichen der Transport- und Logistikbranche und mit der Verknüpfung von Blockchain ebenfalls bereits angedeutet werden.

Die automatisierte Datenerfassung ist der Schlüssel für die intelligente Verarbeitung der Import- und Exportdeklarationen

Mit der intelligenten, KI-basierten OCR zu der intelligenten Verarbeitung

Das Spezielle bei den Import- und Exportdeklarationen sind vom Zoll definierte Parameter sowie allgemeine und spezifische Zollvorgaben und die verschiedenen Formate. Für effizientere und optimierte Workflows bei Import- und Exportdeklarationen braucht es demnach eine digitale Lösung, die eine Menge auf dem Kasten hat. Und das hat sie zweifellos, die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition), wie die folgende Übersicht unschwer erkennen lässt:

  • Die Import- oder Exportdeklarationen gehen ein, elektronisch oder in Papierform, und werden automatisch von der intelligenten, KI-basierten OCR erkannt und erfasst
  • Es folgt eine Qualitätsverbesserung und falls nötig eine Seitentrennung
  • Die Import- oder Exportdeklaration werden von anderen Warenbegleitdokumenten (Air Waybill, Rechnungen, Lieferscheine) getrennt und automatisch klassifiziert
  • Automatisierte Extraktion aller relevanter Daten aus den Import- oder Exportdeklarationen, darunter wichtige Produktinformationen wie Artikel-Nr., Name, Menge und Preis
  • Zurück bleiben strukturierte Daten in den gewünschten Formaten zur automatisierten Weiterverarbeitung

Die intelligente, KI-basierte OCR bringt Leben in die Bude – oder besser gesagt – in die Zollabfertigungen

Eine Menge Mehrwerte für Zollabfertigungen dank der intelligenten, KI-basierten OCR

Die Mehrwerte, welche durch die Integrierung der intelligenten, KI-basierten OCR und damit mit der automatisierten Datenerfassung und -verarbeitung für Import- und Exportdeklarationen erreicht werden können, sind zahlreich:

  • Weniger Zollmitarbeiter sind nötig für mühsame manuelle und fehleranfällige Arbeiten
  • Ausgeprägte Skalierbarkeit = resistent auch bei mehreren Tausend Zollabfertigungen täglich
  • Weniger Verzögerungen im Allgemeinen aufgrund schnellerer Verarbeitungszeiten
  • Mehr neue Aufträge können angenommen werden = Produktivitätssteigerung bei gleichbleibenden Zeitressourcen

Mit der intelligenten, KI-basierten OCR können in Zukunft Import- oder Exportdeklarationen in Windeseile verarbeitet werden und tragen zu einem signifikant optimierten Workflow in Zollabfertigungen bei – rundum ein Plus