Intelligent Document Processing (IDP): die Top 7 Fragen beantwortet von Parashift

In einer sich schnell entwickelnden Geschäftslandschaft ist es für Unternehmen unerlässlich, agil zu bleiben. Angesichts des ständig wachsenden Daten- und Dokumentenvolumens, das es zu verarbeiten gilt, sind effiziente Dokumentenprozesse unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein in den letzten Jahren viel gepriesenes Tool hierfür ist Intelligent Document Processing (IDP). Womöglich fragen Sie sich allerdings: “Was ist IDP und vor allem, welche Vorteile bringt diese Lösung unserem Unternehmen wirklich?” Oder: “Eignet sich IDP auch, wenn wir Dokumente verarbeiten müssen, die sich in Format und Layout laufend ändern?”

Zweck dieses Artikels ist genau das: Die Beantwortung der am häufigsten gestellten Fragen rund um Intelligent Document Processing.

Schlüsselerkenntnisse: Intelligent Document Processing (IDP) ist ein zentraler Baustein für die Automatisierung dokumenten- und datenbasierter Geschäftsprozesse und ein integraler Teil von intelligenter Automatisierung. Das intelligente Datenerfassungssystem nutzt leistungsstarke Technologien, um unstrukturierte Daten in Dokumenten zu extrahieren und diese Daten automatisch in strukturierter Form an die nachgelagerten Prozesse und Systeme weiterzuleiten. Unternehmen profitieren mit IDP unter anderem von einer deutlich verbesserten Prozesseffizienz, reduzierten Verarbeitungskosten und einer neu gewonnenen Agilität.

1. Intelligent Document Processing – die Grundlagen

Intelligent Document Processing (IDP) ist eine Datenerfassungssoftware, die eine Vielzahl verschiedener, leistungsstarker Technologien in einem System kombiniert, um eine effiziente Dokumentenverarbeitung in Unternehmen zu ermöglichen. Aber welche Technologien nutzt IDP genau und vor allem: was macht dieses System bei der Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten anders, als herkömmliche Lösungen?

1.1 Was ist IDP?

Mit Intelligent Document Processing (IDP) können Unternehmen erstmals sowohl strukturierte, als auch semi-strukturierte und komplett unstrukturierte Daten automatisch aus einer Vielzahl von Dokumenten erfassen und in strukturierter Form an nachgelagerte Systeme ausgeben. Zu diesem Zweck nutzt IDP neben der Basistechnologie von Optical Character Recognition (OCR) eine Kombination leistungsstarker Untertechnologien Künstlicher Intelligenz (KI), darunter:

• Machine Learning (ML): Machine Learning ist ein Teilbereich von Künstlicher Intelligenz. Algorithmen des maschinellen Lernens spielen bei der Handhabung von komplexen Geschäftsdokumenten eine zentrale Rolle. Durch überwachtes Lernen werden die ML-Modelle auf einer grossen Menge annotierter Daten trainiert. So lernen ML-Modelle Muster und Assoziationen zu erkennen und sind damit in Zukunft der Lage, Informationen aus komplett unbekannten Dokumenten zu extrahieren.
• Deep Learning: Deep Learning ist ein Teilbereich von Machine Learning und nimmt beim Verstehen von Dokumenten eine wichtige Rolle ein. Mit Deep Learning werden künstliche neuronale Netze eingesetzt, um komplexe Muster aus Daten zu modellieren und zu lernen. Im Zusammenhang mit Intelligent Document Processing tragen Deep Learning-Techniken wie Convolutional Neural Networks (CNNs) und Recurrent Neural Networks (RNNs) wesentlich zum Verständnis von Dokumenten bei.
• Natural Language Processing (NLP): NLP ermöglicht IDP-Lösungen die menschliche Sprache in Dokumenten zu verstehen und Erkenntnisse aus textbasierten Dokumenten zu gewinnen. Named Entity Recognition (NER) ist eine NLP-Technik, die benannte Entitäten in einem Dokument identifiziert und klassifiziert. Das können beispielsweise Beträge oder Namen von Personen sein. IDP-Lösungen verwenden NER, um diese Entitäten im Kontext zu erkennen, was es einfacher macht, die Rollen und Beziehungen der verschiedenen Entitäten innerhalb des Dokuments zu verstehen.
• Computer Vision (CV): CV-Techniken werden in einer IDP-Lösung eingesetzt, um Informationen aus gescannten oder bildbasierten Dokumenten zu analysieren und zu extrahieren. Vor der Anwendung von OCR verbessert Computer Vision die Qualität der Bilder und Scans, reduziert Bildstörungen und erhöht damit die Genauigkeit der Textextraktion.

Durch den Verbund dieser fortschrittlichen KI-Technologien zu einer leistungsstarken Lösung eignet sich IDP perfekt für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung in Unternehmen – und das in sämtlichen Branchen.

1.2 Worin unterscheidet sich IDP von herkömmlichen Lösungen?

Intelligent Document Processing kombiniert verschiedene Untergruppen Künstlicher Intelligenz in einem System. Dieser intelligente Ansatz ist im Vergleich mit traditionellen Lösungen für die Dokumentenverarbeitung allerdings bei weitem nicht der einzige Unterschied. Konventionelle OCR-Lösungen weisen weitere klare Limitierungen auf, denn:

• sie sind nur geeignet für Dokumente, die stark strukturiert sind und sich in Layout nicht ändern,
• kleinste Veränderungen im Dokument reduzieren die Extraktionsrate drastisch,
• sie können Dokumente in eine maschinenlesbare Struktur transformieren, verstehen allerdings den Kontext aus den relevanten Informationen im Dokument nicht,
• jeder neue Dokumenttyp erfordert umfangreiche und teure Konfigurations- und Trainingszeiten,
• die Wartung von traditionellen OCR-Lösungen (on-premises) ist äusserst aufwendig und kostenintensiv.

2. Vorteile für Unternehmen mit IDP

Intelligent Document Processing treibt die digitale Transformation und Innovation in Unternehmen voran. Wie die intelligente Datenerfassungssoftware dies macht und welche weiteren Vorteile sich mit IDP für Unternehmen (auch im Umgang mit verschiedenen Dokumenttypen) ergeben:

2.3 Was sind die grössten Vorteile von IDP?

Intelligent Document Processing bietet Unternehmen mit einer einzigen Lösung eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Manuelle Datenerfassung entfällt: Mit IDP können Unternehmen ihre Mitarbeitenden endlich von manuellen Arbeiten wie dem Abtippen von Daten aus Dokumenten loslösen. Das verringert die Belastung von Mitarbeitenden, was sich positiv auf die mentale Gesundheit auswirken kann. Gleichzeitig verbessert IDP die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem das System ein zentrales Repository für Dokumente und Daten bereitstellt.
• Effizienz in Geschäftsprozesse wird verbessert:Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung können Durchlaufzeiten massiv reduziert und die Effizienz in Geschäftsprozessen merklich optimiert werden.
• Kosten können gesenkt werden: Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung laufen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse deutlich reibungsloser ab, womit Kosten gesenkt werden können.
• Fehler werden minimiert und Compliance verbessert:Die exakte Erfassung von wichtigen Daten durch IDP senkt Fehler auf ein Minimum. IDP hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verbessert Compliance und Datensicherheit.
• Einfache Skalierung ist möglich: Mit Intelligent Document Processing kann eine grosse Dokumentenmenge verarbeitet werden, ohne dass dafür zusätzliche Ressourcen aufgewendet werden müssen. Den Anforderungen an eine schnelle Skalierung für Unternehmen in der Wachstumsphase wird IDP damit ohne Probleme gerecht.
• Kundenzufriedenheit kann erhöht werden: Mit IDP können Unternehmen schneller auf Kundenanfragen und Kundenwünsche reagieren. Das hilft, um sich von der Konkurrenz abzuheben

2.4 Kann IDP mit unterschiedlichen Dokumenttypen umgehen?

Viele IDP-Anbieter vermarkten ihre IDP-Lösung als ein One-Stop-Shop für sämtliche Dokumente, die Unternehmen verarbeiten müssen. Weil wir die Kapazitäten anderer IDP-Lösungen weder anfechten noch bestätigen wollen, gehen wir hier spezifisch auf die Intelligent Document Processing-Lösung von Parashift ein. Und können bestätigen:

Da es sich bei der Parashift IDP-Plattform nicht um eine vorlagenbasierte Extraktionsplattform handelt, ist der Umgang mit unterschiedlichen und sich ständig ändernden Dokumentenlayouts und -formaten das Kernstück ihrer Fähigkeiten. Die Parashift-Plattform unterstützt jede Art von Dokumenttyp, entweder durch vorkonfigurierte Standard Dokumenttypen oder als individuelle Dokumenttypen. Falls neben den hunderten Standard Dokumenttypen zusätzlich individuelle Dokumenttypen benötigt werden, können diese ganz einfach selbst zusammengeklickt werden. Wieso das so einfach funktioniert? Die Parashift IDP-Plattform ist nach dem No-Code-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet, dass für die Bedienung der Plattform keine Programmierkenntnisse benötigt werden.

Über die moderne Benutzeroberfläche der No-Code Plattform können Dokumententypen entweder von Grund auf neu erstellt oder auf Basis der Standard Dokumententypen abgeändert werden. Das bedeutet, dass Standard-Datenpunkte wie beispielsweise Sender und Empfänger oder Dokumenttdatum ganz einfach via Drag & Drop zu einem neuen, individuellen Dokumententypen konfiguriert werden können. Dieser Ansatz verkürzt die Time-to-Value signifikant und sorgt für einen schnellen ROI.

Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Lösungen bietet die Parashift Intelligent Document Processing-Plattform damit deutlich mehr Flexibilität, erfordert keine Vorlagen und kaum Konfiguration. Zudem ist die Parashift IDP-Plattform in der Lage, auf Grundlage der Daten zu lernen und sich so laufend zu verbessern.

3. Technische Aspekte

Werfen wir noch einen kurzen Blick auf die technischen Aspekte von Intelligent Document Processing und welche Funktionen das System bei der Erfassung, Extraktion und Co. übernimmt:

3.5 Wie extrahiert und validiert IDP unstrukturierte Daten aus Dokumenten?

Eine Intelligent Document Processing-Lösung nimmt folgende Funktionen bei der Verarbeitung von Dokumenten vor:

• Erfassung der Dokumente: Noch vor der Umwandlung von Dokumenten in maschinenlesbare Formate durch Optical Character Recognition reduzieren IDP-Komponenten Bildstörungen und verbessern die Qualität.
• Klassifizierung der Dokumente: IDP-Lösungen unterscheiden dank Algorithmen des maschinellen Lernens automatisch zwischen den verschiedenen Dokumenten. Die IDP-Lösung kann so beispielsweise automatisch zwischen dem Layout von Rechnungen, Verträgen, Transportaufträgen und Lieferscheinen differenzieren und die Dokumente entsprechend klassifizieren.
• Extraktion der Daten: Nach der Erkennung der Struktur und des Layouts des Dokuments verwenden IDP-Systeme Machine Learning-Algorithmen, um spezifische Informationen wie Namen, Adressen, Daten, Preise und andere relevante Datenpunkte aus den Dokumenten zu extrahieren. Das ermöglicht die Erstellung strukturierter Datensets aus zuvor unstrukturierten Dokumenten.
• Validierung der Daten: Bevor die strukturierten Datensets an nachgelagerte Systeme oder Workflow-Lösungen weitergeleitet werden, werden sie validiert. Das geschieht beispielsweise anhand von Geschäftsregeln.

3.6 Ist IDP mit bestehenden Anwendungen und Prozessen kompatibel?

Unternehmen suchen heutzutage nach Lösungen, die sich einfach in die Anwendungslandschaft integrieren lassen. Die Kompatibilität einer neuen Automatisierungslösung mit existierenden Systemen, genauso wie die nahtlose Integration in bestehende Anwendungen, ist von entscheidender Bedeutung. Genau das ist mit der Parashift IDP-Plattform ohne Weiteres möglich. Die Lösung kann in bereits bestehende Anwendungslandschaften integriert werden: entweder über vorgefertigte Integrationen in ERP-, DMS- und Workflow-Lösungen oder über eine REST API direkt in die Anwendungsumgebung. 

4. Sicherheit und Compliance

Datensicherheit und Compliance sind von primärer Bedeutung für Unternehmen. Je nachdem, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, gelten hier besonders strenge Anforderungen. Auch eine innovative Lösung wie Parashift’s Intelligent Document Processing, die in der Cloud betrieben wird, muss strenge Richtlinien einhalten:

4.7 Wie sicher ist die Datenverarbeitung mit einer IDP-Lösung?

Viele Unternehmen müssen sensible Kundendaten aus sensiblen Dokumenten verarbeiten. Eine Lösung für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung muss deshalb unbedingt den strengen Anforderungen der Branche gerecht werden. Parashift arbeitet in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und stellt sicher, dass alle Datenverarbeitungsaktivitäten mit den Grundsätzen und Anforderungen der Verordnung übereinstimmen. Die Parashift IDP-Plattform läuft in ISO27001, ISO27017, ISO27110, ISO27018, SOC 1/2/3, PCI DSS, CSA STAR und HIPAA-konformen Rechenzentren.

Zudem gewährleistet Parashift mit seiner IDP-Plattform die aktuellste Cloud-Sicherheit und EU-DSGVO-konforme Compliance. Parashift wurde speziell dafür entwickelt, damit Unternehmen jeglicher Branchen sensible Kundenidentifikationsdaten (CID) auf sichere und datenschutzkonforme Weise in der Cloud verarbeiten können. Dazu hat Parashift hat ein eigenes Trainingsdatenformat entwickelt, das die Trainingsdaten darstellt, aber keine Rückschlüsse mehr auf die Originaldaten zulässt. Aus diesem Grund können Dokumente mit Kundenidentifikationsdaten verarbeitet und aus ihnen gelernt werden, ohne dass die Daten unnötig lange in der Cloud belassen werden.

Detaillierte Informationen zur Produktsicherheit, Sicherheit der Infrastruktur der Parashift IDP-Plattform, der organisatorischen Sicherheit und zum Datenschutz finden Sie hier.

Fazit

Die Top 7 Fragen noch einmal in der Übersicht:

• IDP ist eine innovative Lösung für die Verarbeitung von unstrukturierten, semi-strukturierten und strukturierten Daten. IDP unterscheidet sich von herkömmlichen Lösungen unter anderem durch seine Intelligenz und die Fähigkeit, auf Grundlage der verarbeiteten Daten zu lernen.
• IDP bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter eine exakte Datenextraktion, effiziente Dokumentenprozesse und eine Kostenreduktion. Zudem ist die Parashift Intelligent Document Processing-Plattform so vielseitig, dass sie mit sämtlichen der Dokumentenformaten und Layouts umgehen kann.
• IDP nutzt leistungsstarke KI-Technologien, um unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Dokumenten zu extrahieren. All dies, während die IDP-Lösung mit bestehenden Anwendungen und Prozessen kompatibel bleibt.
• Dank Einhaltung höchster InfoSec- und Compliance-Anforderungen ist die Datenverarbeitung mit der Parashift IDP vollständig konform und sicher.

Mit Parashift haben Sie den perfekten Partner für die intelligente Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen gefunden. Sprechen Sie noch heute mit einem unserer Experten über Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche. Oder machen Sie sich gleich selbst ein Bild von der benutzerfreundlichen Intelligent Document Processing-Plattform und testen Sie Parashift für 14 Tage kostenlos und völlig unverbindlich aus.

Häufig gestellte Fragen:

1. ​Warum eignet sich Parashift perfekt für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung. Eignet sich die Parashift IDP-Lösung auch in Branchen, die mit sensiblen Kundendaten arbeiten?

Weil Parashift die einzige Cloud-native Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung ist, die alle InfoSec- und Compliance-Anforderungen erfüllt und gleichzeitig an der Spitze der KI-Entwicklung steht. Parashift wurde speziell dazu entwickelt, um Banken und Unternehmen des Versicherungs- und Gesundheitswesens sowie dem öffentlichen Sektor die sichere und datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Kundenidentifikationsdaten (CID) in der Cloud zu ermöglichen.

2. Ist die Parashift IDP-Plattform vollständig EU-DSGVO konform? Können Dokumente und extrahierte Daten gelöscht werden, ohne Trainingsdaten zu verlieren?

EU-DSGVO ist der Kern dessen, was Parashift macht. Parashift ist vollständig EU-DSGVO-konform, was Unternehmen in jeder Branche ermöglicht, sensible Kundendaten sicher in der Cloud zu verarbeiten. Zudem können Dokumente und Daten direkt nach der Bearbeitung des Dokuments gelöscht werden, ohne dass dabei die Trainingsdaten verloren gehen.

3. Was macht Parashift einzigartig?

Parashift hat mit Document Swarm Learning einen weltweit einzigartigen Ansatz erfunden und entwickelt. Mit Document Swarm Learning wird über alle Anwendungsfälle und alle Mandanten hinweg auf der Plattform gelernt. Das generiert ein massives Netzwerk für Lerndaten für Dokumentenintelligenz, stets unter Einhaltung höchster InfoSec- und Compliance-Anforderungen. Parashift ist somit gebaut für echte Vielseitigkeit.