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Dokumentenverarbeitung im öffentlichen Sektor: Dank KI nicht mehr eine Frage von Stunden, sondern Minuten

Unternehmen in allen Branchen stehen unter konstantem Druck, mit weniger mehr zu erreichen. Der öffentliche Sektor ist da keine Ausnahme. Allerdings sitzen gerade Abteilungen und Ämter der öffentlichen Verwaltung oft in der Vergangenheit fest, was unternehmenskritische Systeme und Prozesse angeht. Das erschwert den Einstieg in die digitale Transformation enorm. Mit Parashift ändert sich das nun. Die Cloud-native Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung definiert neu, wie Behörden in Zukunft ihre Dokumente automatisch und effizient verarbeiten können.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Parashift im öffentlichen Sektor neue Massstäbe setzt, indem es die bahnbrechenden Möglichkeiten von Künstlicher Intelligenz (KI) für die umfassende Automatisierung der Dokumentenverarbeitung nutzbar macht.

Parashift data extraction

Schlüsselerkenntnisse: Um ihre daten- und dokumentenlastigen Prozesse rationalisieren zu können, muss der öffentliche Sektor ihre Systeme um eine innovativen Lösung erweitern, die gleichzeitig den hohen Anforderungen an Datensicherheit und Compliance gerecht wird. Mit der Cloud-nativen Intelligent Document Processing (IDP)-Lösung von Parashift, die für Dokumenten-Vielseitigkeit unter höchsten Sicherheitsstandards gebaut wurde, wird genau das für die öffentliche Verwaltung möglich.

Warum der öffentliche Sektor eine Veränderung braucht

Letztes Jahr waren in der Schweiz in der öffentlichen Verwaltung über 200’000 Personen angestellt. Auch wenn das natürlich nicht bedeutet, dass sich alle Mitarbeitende einzig um die Bearbeitung von Daten aus Dokumenten kümmern, ist es dennoch ein Indiz dafür, welch unermessliche Mengen an Informationen im öffentlichen Sektor auf täglicher, monatlicher und jährlicher Basis verarbeitet werden müssen. Fast jeder Prozess beinhaltet irgendwo ein Dokument mit Daten. Weil diese Dokumente nicht nur über verschiedene Kanäle eingehen, sondern durch ihre Vielfalt auch eine hohe Variabilität aufweisen, sind manuelle Arbeitsabläufe noch immer allgegenwärtig. Verzögerungen und lange Wartezeiten können die Konsequenz daraus sein, was Bürgerinnen und Bürger frustriert zurücklässt und sicherlich nicht im Interesse der Behörden liegt.

Die Notwendigkeit der digitalen Transformation:

Die digitale Transformation ist von zentraler Bedeutung für den öffentlichen Sektor, um Prozesse endlich auf einen Stand zu bringen, der der digitalen Ära gerecht wird. Und dies nicht nur, was die Effizienz der Dokumentenprozesse angeht, sondern natürlich auch die Sicherheitsstandards. Alte Systeme stellen Abteilungen in den Behörden allerdings auch in dieser Hinsicht vor grosse Herausforderungen, weil die sichere Handhabung grosser Menge an Dokumenten und Daten hat höchste Priorität für die öffentliche Verwaltung. Hier kommt eine leistungsfähige, auf Künstlicher Intelligenz basierende Lösung wie die Intelligent Document Processing (IDP)-Plattform von Parashift gerade gelegen.

Parashift Intelligent Document Processing als Gamechanger:

Statt auf wartungsintensive und teure Legacy-Lösungen für die Verarbeitung der Dokumente und Formulare angewiesen zu sein, bietet Parashift eine Cloud-native IDP-Lösung, die perfekt auf den öffentlichen Sektor zugeschnitten ist. Die Gründe hierfür:

  • Mit einer Cloud-nativen IDP-Lösung erhalten Abteilungen im öffentlichen Sektor eine intelligente, leistungsfähige Lösung für die Automatisierung ihrer dokumentenbasierten Prozessen, die dank neuster KI an der Spitze der Innovation steht.
  • Die Parashift IDP-Plattform trennt Stapeldokumente in einzelne Dokumente und klassifiziert diese gemäss den verschiedenen Dokumententypen.
  • Die IDP-Lösung kann automatisch relevante Daten aus jeder Art von Dokumenten erfassen, extrahieren und verarbeiten (und dies sowohl aus physischen als auch digitalen Dokumenten).
  • Die Parashift Intelligent Document Processing-Lösung lernt – natürlich stets unter Einhaltung höchster InfoSec- und Compliance-Anforderungen – über alle Anwendungsfälle und alle Mandanten auf der Plattform hinweg. Das generiert ein massives Netzwerk für Lerndaten für höchste Dokumentenintelligenz.

Im Kapitel ‘Anwendungsfälle für intelligente Dokumentenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung’ weiter unten gehen wir auf verschiedene Use Cases ein, die Behörden mit der Parashift IDP-Lösung automatisieren können.

Eine Plattform für alle Anforderungen an die Automatisierung von Dokumenten in der öffentlichen Verwaltung – und das stets unter Einhaltung aller InfoSec- und Compliance-Anforderungen.

Datensicherheit und Compliance haben oberste Priorität

Abteilungen in der öffentlichen Verwaltung verarbeiten sensible Kundendaten aus sensiblen Dokumenten. Eine Lösung für die Automatisierung muss unbedingt den strengen Standards und hohen Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen. Parashift gewährleistet mit seiner IDP-Plattform stets die aktuellste Cloud-Sicherheit und EU-DSGVO-konforme Compliance.

Cloud-Sicherheit neu definiert:

Parashift wurde speziell dafür gebaut, damit Unternehmen und Behörden sensible Kundenidentifikationsdaten (CID) auf sichere und datenschutzkonforme Weise in der Cloud verarbeiten können. Dazu hat Parashift hat ein eigenes Trainingsdatenformat entwickelt, das die Trainingsdaten darstellt, aber keine Rückschlüsse mehr auf die Originaldaten zulässt. Aus diesem Grund können Dokumente mit Kundenidentifikationsdaten verarbeitet und aus ihnen gelernt werden, ohne die Daten unnötig lange in der Cloud zu belassen.

EU-DSGVO-konforme Compliance:

Datenschutz ist das A und O in Abteilungen der öffentlichen Verwaltung und eine Cloud-Lösung muss den höchsten Compliance-Anforderungen gerecht werden. Parashift arbeitet in voller Übereinstimmung mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und stellt sicher, dass alle Datenverarbeitungsaktivitäten mit den Grundsätzen und Anforderungen der Verordnung übereinstimmen. Die Parashift IDP-Plattform läuft in ISO27001, ISO27017, ISO27110, ISO27018, SOC 1/2/3, PCI DSS, CSA STAR und HIPAA-konformen Rechenzentren. Mit der Cloud-SaaS-Lösung kann ein Service mit einem Höchstmass an Sicherheit und kontinuierlichen Softwareverbesserungen garantiert werden.

Eine umfassende Übersicht mit sämtlichen Informationen zu Parashift’s Produktsicherheit, Sicherheit der Infrastruktur, der organisatorischen Sicherheit und zum Datenschutz finden Sie hier.

Anwendungsfälle für intelligente Dokumentenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung

Seitdem der öffentliche Sektor eine grosse Anzahl verschiedener Dokumente verarbeiten muss, ist der erste logische Anwendungsfall der zur Automatisierung des Posteingangs. Aber nicht nur hier revolutioniert Intelligent Document Processing die Prozesse in Abteilungen des öffentlichen Sektors.

Die Automatisierung des Posteingangs:

Verwaltungsmitarbeitende werden tagtäglich mit Hunderten von Dokumenten und Anfragen über die verschiedensten Kanäle überschüttet. Eine Lösung, mit der alle Dokumente über eine einzige Plattform digitalisiert und automatisiert werden können, ist von zentraler Bedeutung. Mit der Parashift IDP-Lösung können Behörden alle eingehenden Dokumente über eine einzige Plattform automatisch verarbeiten. Damit werden Mitarbeitende von lästigen Sortier- und Tipparbeiten befreit, indem Dokumente automatisch und intelligent verarbeitet und die extrahierten Daten an die richtigen Anwendungen weitergeleitet werden. Damit können Prozesse rationalisiert werden. 

Mit der IDP-Plattform von Parashift kann die öffentliche Verwaltung sämtliche Dokumententypen (sowohl bei hohem als auch bei niedrigem Volumen) auf wirtschaftliche Weise automatisieren. So können Behörden Durchlaufzeiten reduzieren, Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität erhöhen.

Formularbearbeitung:

Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall der intelligenten Dokumentenverarbeitung im öffentlichen Sektor ist für die Bearbeitung von Formularen. Ob Grundbuchauszüge oder Steuerformulare – Formulare sind ein grundlegender Teil der Prozesse in Verwaltungsabteilungen, von denen Mitarbeitende Daten in Systeme abtippen müssen. Mit der Parashift Intelligent Document Processing-Lösung erübrigt sich das Abtippen. Zudem können mit der KI-basierten Lösung auch fotografierte oder gescannte Formulare und solche mit handschriftlichen Notizen automatisch erfasst und verarbeitet werden.

Digitalisierung der Papierarchive:

Die physische Archivierung ist längst nicht mehr zeitgemäss. Und das nicht nur, was das schnelle Abrufen von bestimmten Informationen, sondern auch das Risiko von Datenverlust angeht. Sämtliche Ämter der öffentlichen Verwaltung sind daran interessiert, ihre Papierarchive endlich vollständig zu digitalisieren – und zwar nicht einfach die Dokumente als Foto digital abzuspeichern – sondern die relevanten Metadaten in strukturierter Form abzulegen. Mit der Parashift IDP-Lösung wird genau dies möglich.

Das war auch für den Kanton Uri, hier im Projekt für das Amt für Raumentwicklung und zur Digitalisierung der Bau-Dossiers aus den Papierarchiven, entscheidend. Zusammen mit dem Kanton Uri wurden die Kriterien für die Metadaten festgelegt, nach welchen die Dossiers im System abgelegt werden sollten. Parashift hat schliesslich die Strukturierung der Metadaten aus den Dokumenten der geschlossenen Bau-Dossiers übernommen. Sie finden die Case Study hier (DE).

Eine zentrale Drehscheibe für die Dokumentenautomatisierung im öffentlichen Sektor

Die Integration von neuen Softwarelösungen in bestehende Systeme und Anwendungen ist oft komplex und zeitaufwendig. Mit der Parashift Intelligent Document Processing-Lösung ist das nicht der Fall. Die IDP-Lösung lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren. Dazu haben Partner von Parashift Integrationen in alle Arten von führenden Geschäftsanwendungen entwickelt (die komplette Liste finden Sie hier). Durch die Kompatibilität wird Parashift zur zentralen Drehscheibe für die intelligente Dokumentenautomatisierung in verschiedensten Abteilungen der öffentlichen Verwaltung.

Fazit

Für die Abteilungen im öffentlichen Sektor ist es höchste Zeit, die digitale Ära einzuläuten und ihre dokumentenbasierten Prozesse umfassend zu automatisieren. Nur so können in Zukunft essenzielle Prozesse effizient und sicher abgebildet werden, die den hohen Ansprüchen der Bürgerinnen und Bürger gerecht werden. Mit Parashift haben Behörden den perfekten Partner für die intelligente Dokumentenverarbeitung gefunden. Sprechen Sie noch heute mit unseren Experten über Ihre spezifischen Anforderungen. Oder testen Sie die Parashift Intelligent Document Processing-Plattform für 14 Tage aus, kostenlos und völlig unverbindlich!

Häufig gestellte Fragen:

  1. Warum eignet sich Parashift perfekt für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung im öffentlichen Sektor?

Weil Parashift die einzige Cloud-native Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung ist, die alle InfoSec- und Compliance-Anforderungen erfüllt und gleichzeitig an der Spitze der KI-Entwicklung steht. Das ermöglicht Behörden den Sprung in die digitale Transformation.

2. Ist die Parashift IDP-Plattform vollständig EU-DSGVO konform? Können Dokumente und extrahierte Daten gelöscht werden, ohne Trainingsdaten zu verlieren?

EU-DSGVO ist der Kern dessen, was Parashift macht. Parashift ist vollständig EU-DSGVO-konform, was dem öffentlichen Sektor ermöglicht, sensible Kundendaten sicher in der Cloud zu verarbeiten. Zudem können Dokumente und Daten direkt nach der Bearbeitung des Dokuments gelöscht werden, ohne dass dabei die Trainingsdaten verloren gehen.

3. Was macht Parashift einzigartig?

Parashift hat mit Document Swarm Learning einen weltweit einzigartigen Ansatz erfunden und entwickelt. Mit dem Document Swarm Learning wird über alle Anwendungsfälle und alle Mandanten hinweg auf der Plattform gelernt. Das generiert ein massives Netzwerk für Lerndaten für Dokumentenintelligenz, stets unter Einhaltung höchster InfoSec- und Compliance-Anforderungen. Parashift ist gebaut für echte Vielseitigkeit.

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