Öffentlicher und privater Sektor sind zwei verschiedene Paar Schuhe und dies nicht nur rechtlich, sondern natürlich auch wirtschaftlich gesehen. Nichtsdestotrotz erwartet die Bevölkerung von ihrer öffentlichen Verwaltung grundsätzlich die exakt gleichen Dinge, wie sie sie beispielsweise von ihrer innovativen Bank erwartet: Sicherheit, Verlässlichkeit, Geschwindigkeit, Transparenz und zeit- und ortsunabhängige Dienstleistungen, um nur einige dieser Ansprüche zu nennen. Der bisher vielerorts nur sparsam genutzte technologische Fortschritt ist nicht unbedingt ein Magnet für neue, junge Fachkräfte im öffentlichen Sektor. Durch die Digitalisierung steigen aber die Ansprüche der Bevölkerung an den öffentlichen Sektor stetig weiter an, qualitativ hochwertige Dienstleistungen mit weniger Bürokratie zu erhalten. Die Möglichkeiten, wie Automatisierungen einerseits schnellere und einfachere Abläufe für die Bevölkerung und gleichzeitig Prozessoptimierungen und Effizienzsteigerungen für die Behörden schaffen, sind vorhanden und können integriert werden.

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Das grösste Potenzial für Automatisierungen birgt sich in der öffentlichen Verwaltung, da sie den grössten Teil des öffentlichen Sektors ausmacht. Bei ihr gehen tagtäglich eine riesige Menge an verschiedenster Dokumentenarten ein, darunter Korrespondenz, Umfragen, Formulare, Steuererklärungen, Stimmzettel, Sozialleistungsanträge und viele weitere, die erfasst und verarbeitet werden müssen, währenddessen gleichzeitig die Nähe zur Bevölkerung stets gesucht und gepflegt werden will. Als erster und essenzieller Schritt gilt es, der öffentlichen Verwaltung respektive deren Mitarbeitern die Furcht vor Automatisierungen zu nehmen und aufzuzeigen, dass diese ihren Arbeitsplatz nicht ersetzen, die Technologie sie vielmehr in ihrer Arbeit unterstützen wird.

Nur weil die grundlegende Aufgabe der öffentlichen Verwaltung nicht darin besteht, Gewinne zu erwirtschaften, heisst das noch lange nicht, dass Prozessoptimierungen in Form von Automatisierungen nicht auch hier realisiert werden sollten. Ganz im Gegenteil: Ein primäres Ziel der öffentlichen Verwaltung besteht darin, Dienstleistungen anzubieten, die der gesamten Bevölkerung zugute kommen. Effizienz ist hier genauso von Bedeutung, wie in der Privatwirtschaft. Und durch die Digitalisierung und deren Möglichkeiten wachsen nicht nur die Ansprüche der Bevölkerung, sondern auch die Bevölkerung selbst wächst stetig. Die Dienstleistungen müssen auch in Zukunft den höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen und in der gewohnt hohen Qualität daherkommen.

Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens in öffentlichen Verwaltungen ist der Nutzen einer Automatisierung dort am grössten, wo die Dokumente erfasst und verarbeitet werden. Statt diese Herausforderungen grösstenteils oder gar komplett manuell bewältigen zu müssen und so schnelle Reaktionszeiten in Echtzeit zu verlieren, geschieht das nun mittels einer leistungsstarken KI-basierten OCR (Optical Character Recognition) automatisch. Die OCR-Software erkennt, klassifiziert und extrahiert automatisch alle relevanten Daten in den Dokumenten, womit der sonst manuell getätigte riesige Aufwand der Datenerfassung und -verarbeitung stark reduziert und in zunehmend mehr Fällen sogar komplett wegfällt. Dies bedeutet also mehr Zeitressourcen für die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung, die sie nun in die direkten Interaktionen mit der Bevölkerung investieren können. Durch die Automatisierung der Datenerfassung und -verarbeitung per KI-OCR können zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen werden. Das Amt konzentriert sich wieder vermehrt auf den Menschen und dessen individueller Anliegen, der Mensch findet vermehrt Vertrauen in die öffentliche Verwaltung und damit im Gesamtbild auch in den Staat.

In der alltäglichen Praxis unterstützt die automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung Verwaltungsmitarbeiter in Arbeitsprozessen, die, wenn manuell verarbeitet, fehleranfällig, repetitiv und meist auch sehr langweilig sind. Gleichzeitig werden durch die schnelleren Prozessverarbeitungen Kosten gesenkt und die Mitarbeiter von diesen Aufgaben entlastet, damit sie sich als Fachkräfte mit ihren oft stark ausgeprägten sozialen Fähigkeiten und Werten wichtigeren Aufgaben widmen können, wie die direkte Hilfeleistung bei Fragen der Bevölkerung.

Die Ablehnung vor Prozessautomatisierungen, wie die der Datenerfassung und -verarbeitung, hat rational gesehen für den öffentlichen Sektor also schon lange keinen Nutzen mehr. Gerade mit dem sozialen Standpunkt des öffentlichen Sektors im Auge, bietet die Automatisierung dieser Prozesse durch Software einen grossen Mehrwert. Die Mitarbeiter können sich von den manuellen und wenig erfüllenden Arbeiten lösen und den wertschöpfenden Aufgaben als persönliche Schnittstelle zur Bevölkerung widmen.