In dieser Blogserie thematisieren wir Procure to Pay (P2P)-Dokumente, die Grossunternehmen im P2P-Prozess verarbeiten. Zukunftsorientierte Intelligent Document Processing (IDP) ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der gängigsten P2P-Dokumente und die Bereitstellung strukturierter Daten, womit Grossunternehmen die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltung bedeutend steigern können.
Nach dem Vergleichen der verschiedenen Angebote tätigt ein Grossunternehmen eine Bestellung beim gewünschten Lieferanten, worauf dieser eine Auftragsbestätigung an das Grossunternehmen zurücksendet. Diese gilt es nun zu erfassen und mit der Bestellung abzugleichen. Noch immer läuft das bei Grossunternehmen, wo EDI-Schnittstellen zu Lieferanten fehlen, manuell ab. Damit diese Lücke geschlossen werden kann, benötigen Grossunternehmen eine einfache und effektive Lösung.
Intelligent Document Processing (IDP) ist genau diese effektive Automatisierungslösung. Damit können Grossunternehmen Auftragsbestätigungen automatisch erfassen, die Daten daraus extrahieren und automatisch gegen die Daten der Bestellungen abgleichen. Das sorgt für maximale Effizienz und Kosteneinsparungen im Procure to Pay (P2P)-Prozess.
Im dritten Teil der P2P Blogserie sind wir auf die automatisierte Verarbeitung von Angeboten in Grossunternehmen eingegangen.
Die Auftragsbestätigung ein zentrales Dokument im P2P-Prozess
Im P2P-Prozess von Grossunternehmen ist die Auftragsbestätigung ein wichtiges Dokument. Nicht selten löst diese jedoch manuelle Prozesse aus, weil Automatisierungslösungen fehlen. Wenn beispielsweise ein Lieferant die Auftragsbestätigung via E-Mail als PDF an das Grossunternehmen sendet, hat das oft zur Folge, dass die Daten daraus manuell erfasst und ins ERP-System eingegeben werden müssen, bevor sie dann mit der Bestellung abgeglichen werden können. Oder die Auftragsbestätigung wird in Papierform – auch wieder manuell – mit der Bestellung abgeglichen.
Dies ist nicht nur zeit- und kostenintensiv und hindert Mitarbeitende im P2P-Prozess vor anderen wichtigen Arbeiten, es kommt zudem auch zu Verzögerungen im gesamten Prozess. Auftragsbestätigungen werden dadurch in Grossunternehmen nur stichprobenartig mit der Bestellung abgeglichen. Das führt bei Abweichungen und Fehlern sehr schnell zu einer kostspieligen Kettenreaktion, die sich je nachdem bis in die Kreditorenbuchhaltung weiterzieht.
Mit Intelligent Document Processing Auftragsbestätigungen automatisiert extrahieren
Um einen detaillierten Abgleich der Auftragsbestätigung mit der Bestellung durchzuführen, sind Grossunternehmen auf exakte Positionsdaten angewiesen. Mit Intelligent Document Processing (IDP) wird das sofort möglich.
Wie auf dem Foto von der Parashift IDP-Plattform zu sehen, werden sämtliche notwendigen Daten automatisch ausgelesen. Das bedeutet, dass nicht nur die Kopfdaten wie die Bestellnummer, sondern auch die eigentlichen Positionsdaten aus den Auftragsbestätigungen extrahiert werden. Wie bei den Bestellungen sind auch bei den Auftragsbestätigungen strukturierte und akkurate Positionsdaten essenziell, damit Grossunternehmen diese effizient und genau miteinander abgleichen können:
Positionsdaten: Titel, Bezeichnung, Artikelnummer, Einheit, Menge, Betrag pro Stück, Gesamtbetrag, etc.
Beim Abgleich der Auftragsbestätigung mit der Bestellung erkennt die Parashift IDP-Plattform Abweichungen der einzelnen Positionsdaten in Echzeit. So kann direkt und ganz gezielt darauf eingegriffen werden, die Planung angepasst oder, falls nötig, rechtzeitig andere Lieferanten beauftragt werden. Gleichzeitig können Grossunternehmen den Aufwand mit IDP nicht nur auf ein absolutes Minimum reduzieren, optional kann im P2P-Prozess selbst die Datenvalidierung komplett übersprungen werden. Das Ergebnis: Beste Qualität für Workflows und zufriedene Kunden.
P2P-Dokumenttypen innert Minuten anpassen
Damit Grossunternehmen volle Flexibilität haben, können P2P-Dokumente ganz einfach den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Durch Löschen oder Hinzufügen von Feldern werden diese individuell angepasst. Mit der benutzerfreundlichen No-Code IDP-Plattform erstellen Grossunternehmen so auch eigene Dokumenttypen innert kürzester Zeit selbst.
Im fünften Teil der P2P Blogserie gehen wir auf die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen mit Intelligent Document Processing ein.
