Während es in den ersten zwei Teilen dieser Serie (Teil 1 & Teil 2) darum ging, möglichst tief in den Kopf Ihres CFO’s (Chief Financial Officer) zu gelangen, um die Automationsinitiative detailliert vorbereiten und die Vorteile, aber auch Stolperfallen darlegen zu können, geht es nun im letzten Teil ums Eingemachte. Zu der Vorbereitung des Business Case aus Teil eins und der Verknüpfung eines strategischen Plans aus Teil zwei gesellen sich in Teil drei einerseits verschiedene Szenarien dazu, welche der CFO nun abzuwägen hat, andererseits wie Wertrealisierungen in Form von Produktivitätssteigerungen und Wettbewerbsvorteilen mittel- und langfristig aussehen, welche das Bild der grossen Vision der erfolgreichen Automationsinitiative komplementieren sollen.
Automationsinitiative 101: Das heute investierte Cash, soll in Zukunft mehr Cash reinspülen
Verschiedene Szenarien für den CFO
Auch wenn Sie als Initiator ein klares Szenario, nämlich beispielsweise mit dem Investment Y über fünf Jahre den Gewinn X zu erreichen, aufgestellt haben, dann hat der CFO sicherlich nicht nur eines, sondern gleichzeitig mehrere Szenarien vor Augen. Die Rede ist auf der einen Seite vom Best-Case, auf der anderen Seite vom Worst-Case-Szenario. Je nach Hintergrund des CFO’s wird er gewillt sein, mehr oder weniger Risiko einzugehen, mehr in die Offensive zu gehen oder eine eher konservativere Schiene zu fahren. Dies wird sich in den Darstellungen seiner Szenarien widerspiegeln:
- Gewinn X wird übertroffen (offensiv und Best-Case)
- Gewinn X wird bewusst tiefer prognostiziert (konservativ und solide)
- Investment Y greift nicht, die Automationsinitiative scheitert, das Investment resultiert in einem Verlust (Worst-Case)
Ein dermassen grosses Investment, wie das in die Automationsinitiative, ist stets mit einem Risiko verbunden, muss aber für eine Transformation des Unternehmens in eine digitale Zukunft proaktiv angegangen werden.
Proaktiv statt reaktiv an die Automationsinitiative rangehen
Um wieder auf das grosse Bild zurückzukommen, will der CFO die einzelnen Schritte der Automationsinitiative als umfassende Strategie nutzen, um die Transformation des Unternehmens so weit voranzutreiben, dass daraus als Konsequenz mittel- und langfristig Wettbewerbsvorteile in der Branche resultieren.
Neben dem greifbaren Ertrag, den der CFO kurzfristig sehen will, schwebt ihm noch etwas anderes im Kopf herum – die Transformation des Unternehmens in neue Sphären
Die Vision nimmt Form an – von einzelnen zu umfassenden Automatisierungen
Während einzelne Automatisierungen im Unternehmen die Gesamtbetriebskosten unter anderem aufgrund Reduzierung der Fehlerquoten und dem Wegfallen von manuellen Arbeiten relativ kurzfristig rasant senken können, so sind es dann vor allem in einem zweiten Schritt die Produktivitätssteigerungen, welche die grossen Resultate bringen. Automatisierungen angefangen beispielsweise bei der Posteingangsverarbeitung, befreien Mitarbeiter in diesem ersten Schritt von mühsamer manueller Arbeit. Diese geschaffenen Zeitressourcen ermöglichen es ihnen, sich mit wertvolleren Arbeiten beschäftigen zu können. Die Vorteile, welche durch die automatisierte Posteingangsverarbeitung entstehen, sind unter anderem folgende:
- Automatische Extraktion und Aufbereitung der Daten
- Die automatisierte Verwaltung aller Daten – stets up to date und ready to go
- Automatisierte Weiterleitung an die richtigen Abteilungen
Diese Punkte sind es dann auch, welche die Vorteile der ersten Automatisierung in einem nächsten Prozessschritt abteilungsübergreifend Gestalt annehmen lassen: Die Buchhaltung beispielsweise profitiert massiv von der automatisierten Posteingangsverarbeitung, indem alle sie erreichenden Dokumente bereits aufbereitet und präzise klassifiziert sind. Eine fehlerfreie und schnellere Weiterverarbeitung (automatisiert) ist die logische Prozessoptimierung. Diese Produktivitätssteigerungen durch die Automatisierungen ermöglichen es Mitarbeiter, sich auf die essenziellen Aufgaben ihrer Arbeiten zu konzentrieren, beispielsweise um bei bestehenden Kunden (noch) höhere Zufriedenheitswerte zu bekommen, was sich wiederum in positiveren Geschäftsergebnissen reflektiert.
Die Verknüpfung von einzelnen Automatisierungen sorgen abteilungsübergreifend und unternehmensweit für den angestrebten Unterschied
Wettbewerbsvorteile als ultimatives Ziel der Automationsinitiative
Mit den Automatisierungen der End-to-End-Prozesse und damit dem Wegfallen von repetitiven und geringwertigen Arbeiten für Mitarbeiter ergeben sich unternehmensweit neue Kapazitäten im Unternehmen. Sie haben Ihren CFO von Ihrer Automationsinitiative überzeugt. Nun ist es an der Geschäftsleitung, diese gewonnenen Ressourcen richtig zu erkennen und neu zu verteilen. Die mit der Automationsinitiative angestrebten Wettbewerbsvorteile können mit dem richtigen Einsatz der Mitarbeiter in wertbringenden Aufgaben zusätzlich enorm beschleunigt werden.
