Die Rechnungsverarbeitung ist im Wandel. Nach Jahrzehnten, in denen alles komplett manuell erledigt wurde, haben die ersten Automatisierungen für Abhilfe gesorgt. Auch wenn Unternehmen Teile der Rechnungserfassung heute mit herkömmlicher Optical Character Recognition (OCR) automatisiert haben, ist das Problem damit alles andere als gelöst. Tatsächlich haben Unternehmen zunehmend Schwierigkeiten, ihr wachsendes Rechnungsvolumen zu bewältigen.
Als zentraler Bestandteil des Kreditorenprozesses ist die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung allerdings ein Muss. Andernfalls sind verspätete Zahlungen nur eine der folgenschweren Konsequenzen daraus. Intelligent Document Processing (IDP) ist die Lösung für 2023 und darüber hinaus und eliminiert 100% der manuellen Dateneingabe von Rechnungen in Ihrem Unternehmen.
Inhalt
- Vergangenheit: Manuelle Verarbeitung der Rechnungen
- A- Hohe Fehleranfälligkeit
- B- Langsame Rechnungserfassung
- C- Hohe Kosten und keine Skalierbarkeit
- D- Keine fristgerechte Zahlungen
- Gegenwart: Verarbeitung der Rechnungen mit herkömmlichen OCR-Lösungen
- A- Abhängig von Templates
- B- Wechselnde Rechnungslayouts
- C- Hohe Wartungskosten
- Zukunft: Vollautomatische Verarbeitung der Rechnungen mit Intelligent Document Processing
- A- Wie einzigartig wird KI-OCR in Zukunft sein?
- B- Wie Sie die richtige Intelligent Document Processing-Lösung auswählen
- C- Vorteile mit Parashift für Ihre Rechnungserfassung
- D- Warum andere Unternehmen Parashift empfehlen
- Parashift IDP für mehr als nur für Ihre Rechnungen
1. Past: Manual processing of invoices
Allzu lange ist es noch nicht her, als Rechnungen auf Papier die Norm waren. Selbst heute ist die Vergangenheit in vielen Unternehmen immer noch Teil der Gegenwart. Rechnungen gehen zwar zu einem Teil elektronisch ein, zu einem anderen aber immer noch physisch. Der manuelle Rechnungsprozess sieht folgendermassen aus:
- Nach dem Wareneingang sendet der Lieferant die Papierrechnung per Post.
- Ihr Team erfasst die Daten per Hand in das Buchhaltungssystem.
- Wenn Sie mit Bestellungen arbeiten, gleichen Mitarbeitende die Bestellungsdaten gegen die Rechnungsdaten ab.
- Bei Diskrepanzen müssen Mitarbeitende nach dem Grund der Fehler suchen – inkorrekte Eingaben oder Lieferantenänderungen.
- Mitarbeitende scannen die Rechnung und legen sie zusätzlich physisch im Archiv ab.
- Der zuständige Mitarbeitende genehmigt die Rechnung.
- Die Zahlung erfolgt.
Solange Ihr Unternehmen nicht einige wenige Mitarbeitende umfasst, bringt Ihnen die manuelle Rechnungsbearbeitung offensichtliche Nachteile:
A- Hohe Fehleranfälligkeit
in zentrales Problem bei der manuellen Rechnungsdatenerfassung ist die hohe Fehleranfälligkeit. Selbst trainierte Spezialisten sind anfällig auf Flüchtigkeitsfehler, gerade bei schlechter Qualität der Dokumente. Das führt zu ungenauen Rechnungsdaten, teuren Korrekturen und Verzögerungen rundum.
Manuelle Erfassung = erhöhtes Risiko für Fehler = hohe Kosten für das Finden und Korrigieren der Fehler.
B- Langsame Rechnungserfassung
Die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten ist nicht nur im Einzelnen langsam, sondern verzögert auch den gesamten Kreditorenprozess. Dieser wird sehr langsam und benötigt Unmengen an Ressourcen, meist in Form von zusätzlichen Mitarbeitenden. Die Verringerung der betrieblichen Effizienz ist die logische Konsequenz.
Langsamer Eingangsrechnungsprozess = ineffiziente Kreditorenbuchhaltung = hohe Kosten.
C- Hohe Kosten und keine Skalierbarkeit
Hohe Kosten für Unternehmen sind noch nicht einmal das Schlimmste. Bei Unternehmenswachstum nimmt das Rechnungsvolumen zu und damit mit manueller Erfassung auch die Unmöglichkeit zur Skalierung. Einfach mehr Mitarbeitende im AP-Team anzustellen stellt für die meisten Unternehmen aus gutem Grund keine lohnenswerte Option dar.
Mit dem Unternehmenswachstum nimmt auch das Rechnungsvolumen zu = keine Skalierbarkeit möglich mit manueller Rechnungsbearbeitung.
D- Keine fristgerechte Zahlungen
Verzögerungen in der Bearbeitung führen zu Verzögerungen bei Zahlungen. Damit läuft Ihr Unternehmen nicht nur Gefahr, Fristen zu verpassen und damit nicht von Skonti zu profitieren. Verspätete Zahlungen können ausserdem in hohen Gebühren enden und schaden die Beziehung zwischen Ihrem Unternehmen und dem Lieferanten.
Verspätete Zahlungen = keine Nutzung von Skonti und Gefahr von Gebühren.
2. Gegenwart: Rechnungsverarbeitung mit herkömmlichen OCR-Lösungen
Heute haben die meisten Unternehmen mindestens Teile ihres Rechnungsprozesses automatisiert. Ein digitaler Rechnungsworkflow bietet enorme Vorteile. Allerdings haben auch 2022 nur 16,2 % von Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung vollständig automatisiert. Die Frage stellt sich, ob Unwissen oder eine falsche Annahme dafür zuständig sind, dass nicht mehr automatisiert ist. 42,2 % von Unternehmen haben das Gefühl, dass ihre “derzeitigen Prozesse in der Rechnungsverarbeitung funktionieren.” Und dies, obwohl mit $9.25 für die durchschnittlichen Kosten bei der Verarbeitung einer Rechnung eine deutliche Sprache sprechen.
Traditionelle Optical Character Recognition (OCR)-Lösungen, die Unternehmen für die Rechnungserfassung integriert haben, bieten klare Vorteile gegenüber der manuellen Verarbeitung. Durch die Implementierung ist der Prozess deutlich schneller und produktiver. Legacy OCR-Lösungen weisen aber auch klare Limitierungen auf:
A- Abhängig von Templates
Traditionelle OCR-Lösungen sind alles andere als flexibel. Sie basieren auf Templates und sind damit abhängig von einem klaren Format und benötige klare Regeln. Das wird nur durch das Konfigurieren der Erfassungslösung für die einzelnen zu extrahierenden Felder erreicht.
B- Wechselnde Rechnungslayouts
Wenn sich die Layouts von Rechnungen verändern, ist ohne Konfiguration weiterer Templates Schluss mit traditioneller OCR. Die Chance ist gross, dass Sie mit verschiedenen Lieferanten zusammenarbeiten. Und damit auch Rechnungen mit unterschiedlichen Layouts erfassen und verarbeiten müssen.
C- Hohe Wartungskosten
Die Qualität der Texterkennung und -extraktion hängt direkt von der Qualität des Bildes ab, das der OCR-Software geliefert wird. Um die Genauigkeit der OCR zu erhöhen, müssen mehr Templates und Regeln konfiguriert werden. Damit steigen die Konfigurations- und Wartungskosten für Ihr Unternehmen an. Ausserdem ist diese Lösung nie zu 100 % genau, womit Sie Daten ständig manuell überprüfen und korrigieren müssen.
3. Zukunft: Vollautomatische Rechnungsverarbeitung mit herkömmlichen OCR-Lösungen mit Intelligent Document Processing
Statt dass Sie in Ihrem Unternehmen OCR-Lösungen mit begrenzten Möglichkeiten nutzen, greifen Sie besser auf eine fortschrittliche Lösung für die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung zurück. Intelligent Document Processing (IDP), auch als KI-OCR bekannt, basiert auf verschiedenen Technologien Künstlicher Intelligenz (KI), darunter Machine Learning und Deep Learning.
Die KI-basierte IDP Plattform von Parashift vereint einzigartige Features, um die Daten sinnvoll zu nutzen und die bestmögliche Extraktionsleistung für Ihre Rechnungsbearbeitung zu erzielen. Die Zukunft der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist da – bereits hier und heute.
A- Wie einzigartig wird KI-OCR in Zukunft sein?
Dank dem Fortschritt von Machine Learning und Deep Learning-Algorithmen wurden in den letzten Jahren enorme Fortschritte in der Dokumentenextraktion und KI-basierter OCR erzielt. Auf dem Weg zu vollständig autonomer Dokumentenextraktion arbeitet das Parashift-Team an der Vision, eine API zu entwickeln, die alle Dokumente verarbeitet und die Daten ohne menschliches Zutun zurücksendet:
Stellen Sie sich eine Welt vor, in der die Dokumentenextraktion völlig autonom, supergenau und schmerzfrei ist.
B- Wie Sie die richtige Intelligent Document Processing-Lösung auswählen
Bei der Evaluierung der passenden Intelligent Document Processing-Lösung für Ihr Unternehmen können Ihnen folgende Fragen als Wegweiser dienen:
- Wie einfach ist die Integration? Ist die Lösung mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel und wird sie in einer Cloud-Infrastruktur betrieben?
- Welche Mehrwerte bringt die Lösung? Ist die Plattform einfach skalierbar und können Prozesse end-to-end automatisiert werden?
- Wie leistungsstark ist die KI-OCR? Sind unstrukturierte, komplexe Rechnungen sowie auch andere Dokumente kein Hindernis und lernt die Lösung automatisch dazu?
- Wie einfach ist die Bedienung der Plattform? Können Sie bei Bedarf neue Dokumenttypen mit wenigen Klicks erstellen?
- Wie gross ist die Vision des Lösungsanbieters? Wird die Plattform ständig verbessert und sind die Technologien zukunftsorientiert?
Eine detaillierte Übersicht finden Sie hier.
C- Vorteile mit Parashift für Ihre Rechnungserfassung
Mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung wollen Sie in Ihrem Unternehmen Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen. Dazu sind spezifische Anforderungen bei der IDP-Lösung notwendig:
Positionsdaten exakt erfassen und auslesen: Sie wollen einen detaillierten Abgleich mit einer Bestellung durchführen? Oder einen Vergleich der Rahmenverträge von Lieferanten vornehmen? Kein Problem, denn Parashift extrahiert automatisch alle dazu notwendigen Positionsdaten aus den Rechnungen heraus.
Vollständige Validierung: Parashift übernimmt für Sie alles rund um Rechnungen, auch die Validierung. Damit eliminieren Sie für Ihre Mitarbeitende 100 % aller manuellen Interaktionen und können sie auf wertschöpfende Arbeiten zuweisen.
KI kombiniert mit menschlicher Intelligenz: Für beste Extraktionsresultate kombiniert Parashift die KI-basierte Datenextraktionstechnologie mit menschlichen Validierern (Human in the Loop). Die KI übernimmt dabei die Arbeit des Lesens und Strukturierens der Rechnungsdaten. Wenn sich die KI nicht sicher ist, dass sie die richtigen Informationen erfasst hat, greift sie auf den Human in the Loop zur Nachkontrolle zurück.
D- Warum andere Unternehmen Parashift empfehlen
Zukunftsorientiertes Document Swarm Learning: Die Basis der Parashift IDP ist das proprietäre Document Swarm-Learning. Der zukunftsorientierte Ansatz der Technologie und der Cloud OCR API ermöglicht ein globales KI-Training über alle Kunden und über Milliarden von Datenpunkten hinweg. Die Fortschritte laufend durch alle in der Cloud verarbeiteten Dokumente erzielt und unmittelbar mit sämtlichen Kunden im Netzwerk geteilt. Das eröffnet die Möglichkeit der Kosten- und Aufwandsverteilung mit allen Nutzern der Plattform.
DSGVO-konforme Cloud Plattform: Die moderne Cloud-Infrastruktur von Parashift ist vollständig DSGVO-konform. ISO27001- und HIPAA-konforme Rechenzentren machen Parashift zu einem sicheren Anbieter für Ihre Dokumentenextraktion. Egal, wo auf der Welt oder in welcher Industrie sich Ihr Unternehmen befindet. Weitere Informationen betreffend Sicherheit und Compliance finden Sie hier.
Einfache Integration, keine Konfiguration: Sie erhalten eine Software für die Dokumentenextraktion, die einfach integriert werden kann und für die Optimierung keine teuren Projekte voraussetzt. Die Parashift Cloud KI-OCR API ermöglicht stark verkürzte Durchlaufzeiten und reduziert die Gesamtkosten enorm.
4. Parashift IDP für weit mehr als nur für Ihre Rechnungen
Als fortschrittlichste und vielseitigste Intelligent Document Processing-Plattform auf dem Markt ist Parashift nicht nur die Lösung für Ihre digitale Rechnungsverarbeitung. Vielmehr können Sie damit Hunderte weitere Geschäftsdokumente, darunter beispielsweise Bestellungen und Vorsorgeausweise automatisch verarbeiten.
Zögern Sie also nicht, uns von Ihrem Automatisierungsprojekt zu erzählen – wir helfen Ihnen gerne.
