Wir wollen wissen, was andere Menschen denken, sowohl aus privater, als auch aus unternehmerischer Sicht. Um an die Meinungen und an das Denken im Kopf unserer Mitmenschen zu kommen, gehören Umfragen zu den besten und zuverlässigsten (wenn wahrheitsgetreu ausgefüllt) Methoden. Heutzutage werden zwar viele Umfragen online vollzogen, je nachdem aber, wer und vor allem wo eine Umfrage durchgeführt wird, kommen nach wie vor Papierfragebögen zum Einsatz. Bei Umfragen von NPOs (Non-Profit-Organisationen) beispielsweise ist dies oft der Fall, weil diese Organisationen vielfach in Länder und Gegenden unterwegs sind, wo einerseits der Lebensstandard keine oder kaum elektronische Geräte wie Handys, Tablets oder Computer zur Erfassung der Umfragen zulässt, und andererseits aufgrund Sicherheitsaspekten (Diebstahl usw.) besser vorgängig komplett darauf verzichtet wird.
Der Fragebogen – ein wirkungsvolles Instrument zur Datenerhebung
Umfragen können, wenn im richtigen Kontext erstellt, sehr viel wert sein. Die grössten Unternehmen weltweit nutzen interne Umfragen regelmässig, um ihre Mitarbeiter besser zu verstehen und ihr Arbeitserlebnis zu verbessern. Den Unternehmen dienen Umfragen beispielsweise unter anderem, um Schwächen im Management aufzudecken oder Stärken hervorzuheben. Oder einfach, um mit ihren Mitarbeiter auf regelmässiger Basis einzuchecken. Umfragen eignen sich also intern, genauso wie auch extern für Kundenfeedback, bei Forschungen und vielen weiteren Themengebieten, hervorragend.
Die Erstellung und das Design einer Umfrage kommt mit einem Berg an Arbeit daher – die Verarbeitung steht dem aber leider oft in nichts nach
Die sorgfältige Erstellung der Fragebögen ist der Schlüssel für jede solide Umfrage und verlangt eine Menge an manueller und zeitintensiver Arbeit. Umfragebögen werden digital erstellt und zum Ausfüllen ausgedruckt. Die Verarbeitung der Umfragebögen zu deren Auswertung sollte dann eigentlich schneller vonstatten gehen. Angesichts der zahlreichen Papierformulare stellt sich das aber als mindestens genauso viel Aufwand heraus.
Zum Sammeln von wichtigen Informationen über einen bestimmten und vordefinierten Kontext sind Umfragen eine der besten Möglichkeiten, Licht ins Dunkel zu bringen
Die Probleme liegen bei der Erfassung und Verarbeitung der Umfragebögen
Nach wie vor eine der gängigsten Methoden bei Umfragen, ist das Herausgeben von Papierfragebögen zum Ausfüllen, durch das folgende manuelle Übertragen der Daten in ein digitales System ist dies jedoch alles andere als ressourcenschonend. Die transparente, genaue und rasche Verarbeitung der Daten ist mehr als erwünscht. Mit mehreren Umfragen gleichzeitig aufgrund verschiedener Themengebiete, jede wiederum mit ihren eigenen seitenlangen Umfragebögen, ist das jedoch ein schwieriges Unterfangen. Das führt zu hohen Kosten infolge administrativem Mehraufwand und vor allem auch zu Verzögerungen bei den Auswertungen und der Präsentation der Resultate, sprich bei der Termineinhaltung.
Um die Verarbeitung der Umfragebögen rasch und unkompliziert vornehmen zu können, wird die automatische Verarbeitung aller relevanten Daten benötigt
Mit der Integration der intelligenten, KI-basierten OCR zu der effektiven Verarbeitung der Umfragebögen
Die pain points sind klar, wie diese zu lösen sind, ebenfalls: Mit der intelligenten, KI-basierten OCR (Optical Character Recognition). Sie schafft es nämlich, sämtliche manuellen, langsamen und dadurch ineffizienten Arbeiten, namentlich eben die Erfassung und Verarbeitung der Umfragebögen, zu automatisieren. Wie die intelligente, KI-basierte OCR das macht? Mit Charme natürlich. Spass beiseite. Mit einer Präzision und einer Qualität, die ihresgleichen sucht, wie der folgende Überblick der einzelnen Prozessschritte zeigt:
- Die zuvor von Hand ausgefüllten Umfragebögen gehen ein (auch unstrukturiert), dank der intelligenten, KI-basierten OCR sind sie maschinenlesbar und werden automatisch erfasst
- Die Qualität wird aufgefrischt, eine Seitentrennung vorgenommen
- Mit der Klassifizierung werden die verschiedenen Fragebögen der verschiedenen Umfragen automatisch voneinander getrennt
- Alle relevanten Daten werden automatisch extrahiert, darunter sowohl Geschriebenes, als beispielsweise auch angekreuzte oder ausgefüllte Checkboxen
- Die extrahierten Daten werden in strukturierter Form ausgegeben, perfekt für die Weiterverarbeitung respektive Evaluierung der gewonnenen Daten
Dank ML (Machine Learning) lernt die intelligente, KI-basierte OCR mit jedem Fragebogen und mit jeder Umfrage stets dazu und verbessert sich laufend
Massive Pluspunkte bei Umfragen mit der intelligenten, KI-basierten OCR
Die intelligente, KI-basierte OCR schaufelt Unternehmen bei der Verarbeitung der Umfragebögen nicht nur Zeit und neue Energien frei, sie bietet zusätzlich weitere massgebliche Pluspunkte:
- Keine Verzögerungen und Überlappungen, auch nicht bei mehreren Umfragen mit zahlreichen Fragebögen und dadurch mehreren Tausend an zu verarbeitenden Seiten gleichzeitig = hohe Flexibilität und simple Skalierbarkeit
- Stetige Prozessüberwachung und hohe Transparenz (sehr wichtig für NPOs)
- Hohe Qualität und Präzision bei den Umfragen kann gewährleistet werden
- Auswertungstermine können in Zukunft eingehalten werden
- Mitarbeiterfokus kann auf die detaillierte Erstellung der Fragebögen zu den verschiedenen Umfragen gelegt werden
Gerade für Forschungsumfragen ist eine klare Herangehensweise und transparente Abwicklung mit der intelligenten, KI-basierten OCR nicht nur ein Plus, denn vielmehr ein Muss
