Im Familienbetrieb von Max lässt sich der Fuhrpark mit den drei Dienstwagen noch durch das eigene Büro managen, beim Grossunternehmen mit mehreren Hundert Fahrzeugen ist die Bewirtschaftung der Firmenflotte dagegen enorm zeitaufwendig und das Outsourcing des Flottenmanagements mit Sicherheit die effizientere Lösung. Damit sich der Kunde ums Fahren kümmern und den lästigen Rest, eben die Verwaltung der gesamten Firmenflotte abgegeben kann, gibt es Unternehmen, die genau das übernehmen – Flottenmanagement inklusive Verwaltung aller eingehenden Fahrzeugdokumente.
Mit mehreren Hundert Firmenfahrzeugen wird das Flottenmanagement schnell zu einer Mammut-Aufgabe und kaum mehr inhouse managebar
Schiere Anzahl an verschiedenen Fahrzeugdokumenten
Denn eines ist klar: Die Fahrzeugdokumente, die es zu verarbeiten gilt, sind einerseits zahlreich und andererseits enorm vielseitig in den Formen und Formaten. Nehmen wir als Beispiel ein Flottenmanagement Unternehmen, welches für zehn Kunden den Fuhrpark verwaltet. Die Kunden haben jeweils zwischen fünf- und zehntausend Fahrzeuge, rund um den Globus verteilt. Das sind an die Hunderttausend Fahrzeuge, zu jedem einzelnen gehen laufend Dokumente ein, was die Anzahl der zu verarbeitenden Fahrzeugdokumente schnell einmal in den sieben- oder achtstelligen Bereich hochschiessen lässt. Hinzu kommt, dass aufgrund der weltweiten Standorte bei den Fahrzeugdokumenten einige Abweichungen und länderspezifische Regulationen hinzukommen. Ein Strafzettel beispielsweise, sieht in der Schweiz nun mal nicht gleich aus, wie in Brasilien. Zu den Fahrzeugdokumenten, welche das Flottenmanagement Unternehmen für seine Kunden erfasst und verarbeitet, zählen folgende:
- Fahrzeugzulassungen (Registrierung für Dienstwagen, Nutzfahrzeuge, Poolfahrzeuge und andere) für nationale und internationale Register
- Fahrzeugausweise und deren Erhalt oder Erneuerung
- Führerscheine/Lizenzen der Fahrer (damit niemand ohne Führerschein unterwegs ist…)
- Strafzettel (ja, die werden bestimmt eingehen…)
- Tankrechnungen/Tankkartenverwaltung
- Anstehende Termine für Prüfungsaufgebote, Services usw.
- Allgemeine Infos über Fahrzeug und Fahrer
- und so weiter und so fort
Das Flottenmanagement umfasst eine Menge nicht zu unterschätzende Optimierungsmöglichkeiten für ein Unternehmen
In einigen Fällen gehen die Fahrzeugdokumente beim Flottenmanagement Unternehmen elektronisch ein, in den meisten Fällen aber auf dem Postweg und in Papierform. Die Daten aus den Dokumenten müssen folglich manuell in ein System eingegeben werden, was ein Problem für sämtliche Workflows darstellt.
Die intelligente, KI-basierte OCR als Gamechanger für Flottenmanagement Unternehmen
Die automatisierte Dokumentenerfassung als erster Schritt
Als Flottenmanagement Unternehmen ist die Crème de la Crème, seinen Kunden alle Daten aus den extrahierten Fahrzeugdokumenten auf dem Silbertablett präsentieren zu können. Heisst, dem Kunden stets in Echtzeit auf alle Daten und Informationen den Zugriff zu gewähren. Damit dem Kunden dieser State of the Art präsentiert werden kann und dies gleichzeitig rentabel ist, braucht es aus Sicht des Flottenmanagement Unternehmen erst einmal eine Entlastung der manuellen Arbeitsprozesse. Das geschieht bei der Erfassung und Verarbeitung der zuvor beschriebenen eingehenden Fahrzeugdokumente.
Das Ziel ist klar: Die radikale Minimierung von manuellen Arbeitsprozessen & hin zu automatisierten im grossen Stil
Mit der intelligenten, KI-basierten OCR in die vielversprechende Zukunft
Der Weg und das Mittel zur Problemlösung ist klar und muss möglichst simpel in ein bereits bestehendes ERP-System integrierbar sein. Die Rede ist von der Integration der intelligenten, KI-basierten OCR (Optical Character Recognition). Dank dieser ist in Zukunft die manuelle Erfassung und Eingabe von Daten aus den verschiedenen Fahrzeugdokumenten rund um die Verwaltung der Flotten endlich Geschichte. Die intelligente, KI-basierte OCR automatisiert jegliche Prozesse der Datenerfassung und -verarbeitung. So gehen die Fahrzeugdokumente beim Flottenmanagement Unternehmen ein, in Papierform oder elektronisch, und werden automatisiert erfasst. Nun wird die Qualität in einem ersten Schritt aufgebessert, eine Seitentrennung erfolgt. Mit der Klassifizierung werden die Dokumente nach Art, also beispielsweise Strafzettel, Fahrzeugzulassung, Prüfungsaufgebot und so weiter und so fort, getrennt. Es folgt die automatisierte Extraktion aller relevanter Daten aus jedem einzelnen Dokument heraus. Die strukturiert ausgegeben Daten werden in einem nächsten Schritt automatisiert beispielsweise an die zuständige Abteilung gesendet. Dank der intelligenten, KI-basierten OCR können dem Kunden online detaillierte Einsichten in Echtzeit in seine gewünschten Daten offeriert werden.
Phänomenale Extraktionsqualität aus allen Dokumenten heraus – auch aus denen in schwacher Qualität und Form
Die intelligente, KI-basierte OCR macht den Unterschied
Genau hier macht die intelligente, KI-basierte OCR den Unterschied, und zwar doppelt. Von der intelligenten Dokumentenverarbeitung und damit automatisierten Arbeitsprozessen profitieren nicht nur die Flottenmanagement Unternehmen. Dank der exakten Extraktion aller relevanter Daten mit der intelligenten, KI-basierten OCR können in Zukunft auf Basis dieser erhebliche Optimierungen für die Firmenflotten vorgenommen und dem Kunden stets aktuelle Einsichten zu allen gewünschten Informationen gegeben werden. Überschaubarer sieht das folgendermassen aus:
- Sämtliche Fahrzeugdokumente können automatisiert verarbeitet werden, Eingabefehler fallen komplett weg
- Flottenmanagement Unternehmen erhöhen Produktivität und Effizienz
- Betriebskosten können gesenkt, neue Zeitressourcen freigelegt werden
- Einfachere und effektivere Kommunikation mit den Kunden möglich
- Stets aktuelle Einblicke in alle relevanten Daten für die Kunden
