Laut dem Bundesamt für Statistik wurden in der vierjährigen Periode der Eintrittskohorte von 2014 mit rund einem Fünftel über Zehntausend Lehrverträge vorzeitig aufgelöst (eine oder mehrere Auflösungen). Das heisst per se nicht, dass die Lehre komplett abgebrochen wurde, sondern kann auch einfach einen Wechsel des Lehrbetriebes bedeuten. Auf jeden Fall jedoch, werden die zu verarbeitenden Lehrverträge nicht nur für die Lehrbetriebe, sondern vor allem für die zuständigen Berufsbildungsämter mit den aus den Lehrvertragsauflösungen hinzukommenden nur noch um ein Vielfaches mehr. Um Lehrbetriebe und Berufsbildungsämter bei diesen administrativen Arbeiten zu unterstützen oder – viel besser – ihnen gar den Grossteil der Verarbeitung der Lehrverträge abzunehmen, ist die Automatisierung mit der intelligenten, KI-basierten OCR (Optical Character Recognition) der notwendige Schlüssel.

Der von Hand ausgefüllte Lehrvertrag – ein Zeichen von kaum vorhandenem technologischen Fortschritt…

Ob der Lehrvertrag von Hand oder digital ausgefüllt und verarbeitet wird, widerspiegelt oft den Fortschritt des Lehrbetriebs. Ganz egal jedoch, ob handschriftliches oder elektronisches Erfassen, schliesslich muss der ausgefüllte Lehrvertrag in physischer Form ausgedruckt und tatsächlich in dreifacher Ausführung an das zuständige Berufsbildungsamt gesendet werden, wo dieser wiederum geprüft und verarbeitet wird. Heisst mit anderen Worten, dass die wahre Arbeit der Lehrvertragsverarbeitung erst noch ansteht. Die zu Tausenden bei den Berufsbildungsämter eingehenden Lehrverträge müssen nun von Mitarbeitern auf Vollständigkeit geprüft und die relevanten Daten daraus manuell ins System abgelegt werden.

Parashift On-Demand-Webinare

Involvierte mit administrativem Nonsens beschäftigt

Dass es sich beim Lehrvertrag um einen besonderen Einzelarbeitsvertrag mit einigen besonderen Vorschriften, die zu extrahieren es gilt, darunter unter anderem gesetzliche Vertretungen, Zuständigkeit bei der Beschaffung von Berufswerkzeugen und so weiter und so fort, handelt, ist keine Entschuldigung. Solche Besonderheiten sollten nicht dazu beitragen, dass deswegen nun die Verarbeitung des Lehrvertrags besonders und speziell gehandhabt werden muss. Ganz im Gegenteil. Das primäre Problem ist mit der manuellen Verarbeitung schnell ausgemacht. Der enorme Mehraufwand für Berufsbildungsämter aufgrund der manuellen Arbeiten stören jegliche Workflows im öffentlichen Sektor nur unnötig.

Die Pain Points sind für alle Involvierten der Verarbeitung von Lehrverträgen schon lange gesichtet

Felder und Checkboxen, die es auszulesen gilt

Eine der weiteren Besonderheiten von Lehrverträgen, ist das Layout und der Mix aus auszufüllenden Feldern und gleichzeitig einer Menge an Checkboxen, bei denen bei Zutreffen ein Kreuz gesetzt werden muss. Es braucht also eine Lösung, die bei Bedarf sowohl hand- als auch maschinengeschriebene Zeichen autonom extrahieren kann.

Unterschiedliche Formate, Layouts und der Mix aus Checkboxen und Felder stellen kein Problem für die intelligente, KI-basierte OCR dar

Die intelligente, KI-basierte OCR greift dem Berufsbildungsamt unter die Arme

Für eine zeitgemässe Lösung braucht es etwas, was sowohl hand- und maschinengeschriebenes, als auch angekreuzte oder angeklickte Checkboxen automatisch erkannt und verarbeiten kann. Und genau das ist es, was die intelligente, KI-basierte OCR übernimmt. Und zwar von A bis Z. Die OCR-Lösung erkennt alle relevanten Daten aus den Feldern und Checkboxen automatisch. Nahtlos folgt eine Qualitätserhöhung (inklusive Seitentrennung), die Dokumente werden klassifiziert und schliesslich automatisiert extrahiert. Die intelligente, KI-basierte OCR schafft es, alle relevanten Daten aus den Lehrverträgen innert kürzester Zeit strukturiert auszugeben, so dass sie wiederum automatisiert an die nächsten zuständigen Personen weitergeleitet werden können.

Dank der intelligenten, KI-basierten OCR verbessert sich die Extraktionsqualität aus den Lehrverträgen stetig – je mehr Lehrverträge, Formate und Variationen, desto besser wird die Extraktionsqualität

Eine Übersicht der Mehrwerte

Was die Integration der intelligenten, KI-basierten OCR für Mitarbeiter in den Berufsbildungsämter konkret für Mehrwerte bedeutet, wird also schnell offensichtlich:

  • Zeitgemässe Verarbeitung der Lehrverträge durch die automatisierte Datenerfassung und -extraktion
  • Wegfallen von mühsamen Arbeiten, wie dem manuellen Überprüfen und Abtippen von Daten
  • Die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitern wird durch gewinnende Zeitressourcen erhöht, was wiederum die Konzentration auf wertbringendere Arbeiten zulässt

Für Berufsbildungsämter, welche jährlich eine riesige Menge an neuen Lehrverträgen zu verarbeiten haben (und jeder auch noch in dreifacher Ausführung eingeht…), ist die Integration der intelligenten, KI-basierten OCR in ihren Workflow eine enorme Erleichterung. Auf der einen Seite fallen stets gleiche und dadurch äusserst langweilige Arbeiten endlich weg, auf der anderen Seite sind damit erhebliche Prozessoptimierungen möglich.