Schlecht lesbare Lieferscheine, fehlende Zertifikatsscheine, Lagerchaos aufgrund schlampiger Inventur im vergangenen Jahr und unzufriedene Kunden wegen wochenlanger Lieferfristen: Keine Verhältnisse, mit denen ein Lager- und Logistik- oder Transportunternehmen, ein Detail- oder Grosshandel, zu tun haben will. Die saubere Warenbewirtschaftung sieht eindeutig anders aus. Dazu braucht es eine gesamtheitliche Lösung, denn nur mit einem durchdachten System, einer optimalen Struktur und automatisierten Prozessen kann eine grundsolide Warenbewirtschaftung erreicht werden. Wie die intelligente, KI-basierte OCR (Optical Character Recognition) Prozesse in der Warenbewirtschaftung automatisiert und ihren entscheidenden Teil zu der gesamtheitlichen Lösung beiträgt, lesen Sie in diesem Artikel.

Warenbewirtschaftung 101: Nutze Daten weise und – vor allem – nutze sämtliche vorhandenen

Konträr zu uns Menschen wollen Daten bis ins kleinste Detail ausgenutzt werden. Solange diese Daten infolge manueller Prozesse jedoch zu einem überwiegenden Teil ungenutzt bleiben, verpufft massives Potential unnötig, mit Blick auf Prozessoptimierungen im Speziellen und Performance im Allgemeinen. In der Warenbewirtschaftung spezifisch betrifft dies die folgenden Fälle:

  • Die Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen, sowohl für Lagerlogistik und der Warenerfassung im ERP-System, als auch für Transportunternehmen, die Waren für Dritte bewegen
  • Die Erfassung und Verarbeitung von Inventurbelegen
  • Die Erfassung und Verarbeitung von Zertifikatsscheinen von Waren zu deren Archivierung

Einzelne manuelle Prozesse in der Warenbewirtschaftung bringen die gesamte Lieferkette ins Stocken

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Die massgeblichen Probleme in der Warenbewirtschaftung

Stehen hinter diesen beschriebenen Prozessen primär Menschen, dann ist es kaum verwunderlich, dass in der Warenbewirtschaftung Probleme auftreten. Wiederum auf die drei Beispiele zuvor übertragen, sehen die Schwierigkeiten von manuellen Prozessen folgendermassen aus:

  • Wenn in der Lagerlogistik Lieferscheine manuell eingebucht werden, gehen diese durch unzählige Hände hindurch, was nur zu Verzögerungen führen kann; bei Transportunternehmen, die Waren für Dritte transportieren, ist der Lieferschein mit wichtigen Details von zentraler Bedeutung und muss später auch bei der Rechnungsstellung angehängt werden
  • Bei Unternehmen, welche die vorgeschriebene jährliche Inventur mit handgeschriebenen Formularen durchführen, den Warenbestand und einzelne Positionen so überprüfen und abgleichen, ist das Chaos praktisch in Stein gemeisselt
  • Zertifikatsscheine sind in vielen Branchen ständiger Begleiter von eingehenden oder zu transportierenden Waren

In allen Fällen sorgt die manuelle Erfassung und Verarbeitung dieser Dokumente in der Warenbewirtschaftung für langsamere Prozesse, hohe Fehleranfälligkeit und schlicht nicht genutztes Potential der eigentlich vorhandenen Daten.

Mit dem Vorschlag zur Warenbuchung: Der Mitarbeiter braucht nur noch zu bestätigen oder allfällige Abweichungen zu erfassen

Die Lösung in Form der intelligenten, KI-basierten OCR

Es braucht die Digitalisierung der Lieferscheine, Inventurbelege und Zertifikatsscheine, um diese Prozesse zu automatisieren, den Mitarbeitern lästige Arbeiten abzunehmen und dem Unternehmen insgesamt zu helfen. Die Erfassung sämtlicher Dokumente erfolgt mit der intelligenten, KI-basierten OCR. Die intelligente OCR erfasst alle Daten aus den Lieferscheinen, den Inventurbelegen und den Zertifikatsscheinen automatisch und verpasst ihnen eine Qualitätsverbesserung. Es folgt die Klassifizierung und die automatische Extraktion aller relevanter Daten durch die OCR-Software. Was bleibt, sind strukturierte Daten, welche an die nächsten zuständigen Abteilungen und Mitarbeiter gesendet werden – vollautomatisch.

Mit der Smartphone-Kamera den Lieferschein fotografieren und den Rest die intelligente, KI-basierte OCR erledigen lassen – nicht mehr nur Wunsch, sondern Realität

Mehrwerte durch die intelligente, KI-basierte OCR

Mit der automatisierten Erfassung und Verarbeitung durch die intelligente, KI-basierte OCR ergeben sich enorme Vorteile, einerseits wiederum auf die drei Beispiele der Warenbewirtschaftung heruntergebrochen, andererseits ganz im Allgemeinen und branchenübergreifend:

  • Logistikunternehmen erfassen die Lieferscheine digital und erhalten dank der schnellen Datenextraktion direkt einen Vorschlag zur Warenbuchung, müssen diese nur noch bestätigen oder können beispielsweise bei einer Abweichung die nötigen Anpassungen eins zu eins vornehmen; Transportunternehmen profitieren von der Digitalisierung der Lieferscheine und der automatisierten Datenextraktion, indem sie stets alle Details zu den transportierten Waren in Echtzeit zur Hand haben (gesamte Lieferhistorie)
  • Um eine effiziente und möglichst schmerzfreie Inventur durchführen zu können, eignet sich die automatisierte Erfassung der Inventurbelege, gerade auch bei Einzelbelegen, optimal
  • Bei Zertifikatsscheinen ist die lückenlose und simultane Archivierung bei deren Eingang von signifikanter Bedeutung, um bei allfälligen Problemen stets Zugriff auf alle Daten zu haben

Zudem kommen allgemeine Mehrwerte für die Transport- und Logistikbranche hinzu, die mit der Automatisierung durch die intelligente, KI-basierte OCR in der Warenbewirtschaftung erreicht werden:

  • Fehleranfälligkeit sinkt massiv, Mitarbeiter werden entlastet und anderweitig eingesetzt
  • Aktualität, beispielsweise in Form der Zertifikate und eine saubere Übersicht in Lager in Form von Inventurbelegen, sind stets vorhanden
  • Gesamtperformance des Unternehmens kann verbessert werden