Akkurate Daten bilden das Fundament für fehlerfreie Prozesse in der Buchhaltung, speziell in der für Unternehmen massgeblichen Kreditorenbuchhaltung. Manuelle Arbeiten bringen beides, sowohl akkurate Daten als auch fehlerfreie Prozesse, in Gefahr. Das grösste Problem für eine grossflächige Automatisierung der Buchhaltung war bis anhin jedoch die Komplexität der Dokumente, bestehend aus semi-strukturierten, komplett unstrukturierten und handgeschriebenen Dokumenten. Herkömmliche OCR-Technologien haben keine Chance, mit dieser Komplexität umzugehen, geschweige denn in Richtung wirkliche Automatisierung zu gehen. Mit Intelligent Document Processing (IDP) hingegen, können diese Probleme erstmals nicht nur klar adressiert, sondern auch rasch und effizient gelöst werden.

 Die intelligente Automatisierung mit IDP in der Buchhaltung eliminiert das Kopfzerbrechen der manuellen Prozesse.

Laut einer Umfrage von Levvel werden im nordamerikanischen Markt über alle Unternehmensgrössen gesehen 57 % der Rechnungsdaten noch immer manuell aus Dokumenten erfasst (in KMU gar über 80 %). Weiter werden gemäss der Prognose von Levvel Buchhaltungsabteilungen in Unternehmen noch jahrelang mit einer grossen Menge Papierkram in unstrukturierter Form zu kämpfen haben. Zusätzlich werden sich auch die auf digitalem Weg eingehenden unstrukturierten Dokumente nur noch vermehren. Somit muss die aktuelle Herangehensweise an die Erfassung der Dokumente geändert werden. IDP ist die Lösung für die akkurate und automatisierte Dokumentenverarbeitung in der Buchhaltung, um strukturierte Daten in die nachfolgenden Prozesse einspeisen und eine positive Geschäftsentwicklung fördern zu können.

IDP kombiniert innovative, hochentwickelte KI-Technologien miteinander – die pure Klasse für Ihre Buchhaltung.

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Die zwei grössten Pain Points in der Buchhaltung

Geschäftsprozesse, die auf manuellen Arbeiten basieren, sorgen stets für ineffiziente Abläufe. Das ist auch in der Buchhaltung nicht anders. Gemäss der Umfrage von Levvel gehören bei Unternehmen die folgenden zwei Pain Points zu den grössten in der Kreditorenbuchhaltung:

– Über alle Unternehmen gesehen ist für über 70 % die manuelle Eingabe von Daten und damit ineffiziente Prozesse der Pain Point Nummer 1.

– Dicht gefolgt von über 60 % infolge manuellem Routing von Rechnungen für deren Genehmigung.

Beide Pain Points sind von massiver Bedeutung für die Kreditorenbuchhaltung und können endlich auch mit der Integrierung von IDP gelöst werden.

IDP ermöglicht unter anderem intelligentes Routing und intelligente Workflows – exakt erfasste Dokumente landen beim richtigen Mitarbeiter oder im richtigen Workflow.

IDP nutzt grosse Bandbreite an verschiedenen KI-Technologien

Statt sich nur auf einzelne Technologien zu stützen, bedient sich IDP (Intelligent Document Processing) vielmehr einer grossen Bandbreite an Technologien basierend auf künstlicher Intelligenz. Neben OCR (Optical Character Recognition), welche vereinfacht gesagt für die Umwandlung von Text in einem Bild in lesbaren Text verantwortlich ist, sorgen Machine Learning (ML) und Deep Learning (DL) Modelle für die leistungsfähige und hochintelligente Note der IDP. Erst ML und DL machen möglich, dass die grosse Variation an unstrukturierten und handgeschriebenen Dokumente automatisch erfasst, richtig klassifiziert und die relevanten Daten schliesslich extrahiert werden. IDP kann nicht nur kognitive Fähigkeiten nachahmen, indem verstanden wird, um was es in den Dokumenten geht, dank der enormen Lernfähigkeit von ML und DL verbessern sich auch die Resultate laufend. Und bemerken die ML und DL Modelle Abweichungen in den Daten, werden diese automatisch für den Human in the Loop und die spezifische Validierung gekennzeichnet.

Ausgereifte KI-Technologien für die intelligente Dokumentenverarbeitung – Willkommen bei der IDP von Parashift.

Parashift’s IDP Plattform hat Ihre Daten im Griff

Für eine etwas klarere Übersicht brechen wir die Vorgehensweise auf der Parashift IDP Plattform in drei essenzielle Schritte herunter:

– Dokumentenerfassung und -klassifikation: Unnötig zu sagen, dass die ersten Schritte auch gleich zu den wichtigsten gehören. Nach der Erfassung werden die Dokumente klassifiziert (nach Rechnung, Beleg, Quittung, Bestellung und so weiter und so fort).

– Datenextraktion: Die Daten aus dem Dokument werden automatisch extrahiert. Dank der leistungsfähigen IDP werden die Daten auch auf Kontext verstanden, was mit der menschlichen Intelligenz vergleichbar ist, nur einfach ungleich schneller und effizienter. Bei Bedarf kann der Human in the Loop Daten in der Validierungsoberfläche auf der IDP Plattform von Parashift selbstverständlich einsehen.

– Strukturierte Datenausgabe: Schliesslich erfolgt die automatisierte Ausgabe der strukturierten Daten (normalerweise in JSON).

Endlich wird die hochleistungsfähige IDP dank erschwinglichen Preisen auch für KMUs und ihre Buchhaltung möglich – ohne die Notwendigkeit eines Data Scientist oder Ingenieurs.

Extrahierte Daten aus P2P-Dokumente für effiziente Buchhaltung

Nicht zu unterschätzen sind die allumfassenden Verbesserungen, welche mit Parashift’s IDP erreicht werden. Neben der Automatisierung der klassischen Rechnungsverarbeitung wird durch die zusätzliche automatische Verarbeitung zahlreicher Procure to Pay (P2P) Dokumente wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift und so weiter und so fort, die Effizienz der gesamten Kreditorenbuchhaltung massiv gesteigert. Nicht nur exakte, sondern vor allem auch relevante Daten haben schliesslich noch keiner Buchhaltung geschadet.

Fehler durch Automatisierung minimieren und gleichzeitig Produktivität steigern – mit Parashift’s IDP möglich.