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Wie Sie in 5 einfachen Schritten intelligente Dokumentenverarbeitung in Ihr GBS-Modell integrieren

Als GBS-Führungskraft haben Sie eine Menge zu tun. Die Verwaltung und Bereitstellung von Geschäftsprozessen über verschiedene Funktionen und Standorte hinweg ist eine große Herausforderung. Außerdem haben Sie es mit einer riesigen Menge an Dokumenten aller Art zu tun. Diese Dokumente können Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Quittungen, Formulare, Berichte und vieles mehr umfassen. Sie können sich in Format, Sprache und Layout unterscheiden. Sie können strukturierte, unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten enthalten.

Die manuelle Verarbeitung all dieser Daten ist ein Alptraum. Sie kostet viel Zeit, Geld und Mühe. Außerdem wird Ihr GBS-Betrieb dadurch weniger skalierbar und flexibel. Deshalb brauchen Sie eine Lösung, die die Dokumentenverarbeitung mithilfe von KI automatisiert und optimiert.

Wenn Sie diesen Artikel lesen, denken Sie wahrscheinlich an Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) als mögliche Lösung – großartig! -. IDP ist eine Technologie, die mit einer Kombination aus optischer Zeichenerkennung (OCR), natürlicher Sprachverarbeitung (NLP), maschinellem Lernen (ML) und Computer Vision (CV) Daten aus jeder Art von Dokument erfassen, extrahieren, klassifizieren und validieren kann.

IDP kann Ihnen helfen, Ihr GBS-Modell zu transformieren, indem es Ihnen Folgendes ermöglicht

  • Reduzierung von manueller Arbeit und menschlichen Fehlern die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Dokumentenverarbeitung zu erhöhen
  • Erhöhung der Kundenzufriedenheit und -loyalität
  • Verbesserung von Compliance und Risikomanagement neue Erkenntnisse und Möglichkeiten aus Dokumentendaten zu erschließen

Wie können Sie IDP auf einfache und intuitive Weise in Ihr GBS-Modell implementieren?

Hier sind fünf einfache Schritte, die Sie befolgen sollten:

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen an die Dokumentenverarbeitung

Der erste Schritt besteht darin, herauszufinden, welche Art von Dokumenten Sie verarbeiten müssen, welche Daten Sie extrahieren müssen und welche Geschäftsergebnisse Sie erreichen wollen. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel Rechnungen schneller und genauer verarbeiten oder wichtige Informationen aus Verträgen extrahieren und mit Ihren internen Richtlinien vergleichen.

Außerdem müssen Sie Ihre technischen und betrieblichen Anforderungen berücksichtigen, z. B. den Umfang und die Häufigkeit des Dokumentenaufkommens, die Integration mit Ihren bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen sowie die Sicherheits- und Compliance-Standards.

Schritt 2: Wählen Sie die richtige IDP-Plattform für Ihre Anforderungen

Der nächste Schritt besteht darin, eine IDP-Plattform auszuwählen, die Ihren Zielen und Anforderungen gerecht wird. Es gibt viele IDP-Plattformen auf dem Markt, aber nicht alle sind gleich gut. Sie müssen nach einer IDP-Plattform suchen, die Ihnen Folgendes bieten kann:

  • eine Cloud-basierte, skalierbare und flexible Lösung, die jede Menge und Vielfalt von Dokumenten verarbeiten kann
  • eine benutzerfreundliche, codierungsfreie und selbst bedienbare Oberfläche, mit der Sie Ihre Dokumentenverarbeitungsabläufe ohne technische Kenntnisse konfigurieren und anpassen können
  • Eine umfassende, genaue und zuverlässige Dokumentenverarbeitungs-Engine, die Daten aus jeder Art von Dokument erfassen, extrahieren, klassifizieren und validieren kann und dabei die neuesten KI-Technologien nutzt
  • Eine nahtlose, sichere und gesetzeskonforme Integration in Ihre bestehenden Systeme und Workflows, wie ERP, CRM, BPM, RPA und mehr
  • Ein transparentes, erschwingliches und vorhersehbares Preismodell, das zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passt
Parashift Plattform Keynotes

Die IDP-Plattform von Parashift, die als eine der besten im Jahr 2023 anerkannt ist, bietet diese entscheidenden Funktionen. Erfahren Sie hier mehr.

Parashift kann Ihnen helfen, Ihre Dokumentenverarbeitung in Ihrem GBS-Modell zu automatisieren und zu optimieren:

Es verarbeitet alle Arten von Dokumenten, wie z. B. Rechnungen, Verträge, Bestellungen, Quittungen, Formulare, Berichte und mehr, mit hoher Genauigkeit und Geschwindigkeit.

Es integriert Ihre Dokumentenverarbeitungs-Workflows mit Ihren bestehenden Systemen und Workflows, wie z.B. SAP, Salesforce, UiPath, Microsoft, und mehr, mit Leichtigkeit und Sicherheit.

So können Sie bis zu 80 % Ihrer Kosten für die Dokumentenverarbeitung einsparen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und -loyalität, die Einhaltung von Vorschriften und das Risikomanagement sowie die Geschäftseinblicke und -möglichkeiten verbessern.

Schritt 3: Laden Sie Ihre Dokumente hoch und beginnen Sie mit der Verarbeitung

Der dritte Schritt besteht darin, Ihre Dokumente hochzuladen und mit der Verarbeitung zu beginnen.

Wenn Sie sich für Parashift entscheiden, ist das Hochladen von Dokumenten oder Stapeln auf die Parashift-Plattform denkbar einfach. Sie können dies auf verschiedene Arten tun, wie zum Beispiel:

  • Ziehen Sie Ihre Dokumente per Drag & Drop von Ihrem Computer oder Ihrem Cloud-Speicher
  • Scannen Sie Ihre Dokumente (wählen Sie eine Datei über den Dateidialog)
  • Senden Sie Ihre Dokumente per E-Mail an eine spezielle E-Mail-Adresse
  • Verwenden Sie eine API oder einen Webhook, um Ihre Dokumente programmatisch zu versenden.
  • Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Sobald Sie Ihre Dokumente hochgeladen haben, verarbeitet Parashift diese automatisch und extrahiert die von Ihnen benötigten Daten. Sie können auch den Status und den Fortschritt der Verarbeitung Ihrer Dokumente in Echtzeit überwachen und die Ergebnisse und Berichte in einem Dashboard anzeigen oder in verschiedenen Formaten wie CSV, JSON, XML oder PDF herunterladen.

Schritt 4: Überprüfen und Validieren der Ergebnisse Ihrer Dokumentenverarbeitung

Im vierten Schritt gilt es, die Ergebnisse Ihrer Dokumentenverarbeitung zu überprüfen und zu validieren.

Auf der Parashift-Plattform haben Sie die Möglichkeit, neben den zu verarbeitenden Dateien verschiedene Attribute im Textkörper festzulegen, die die Verarbeitung eines Dokuments beeinflussen. Dazu gehören beispielsweise das Ein- und Ausschalten der menschlichen Validierung, das Auslagern der Validierungsarbeit oder das Überspringen von Workflow-Schritten wie Trennung, Klassifizierung oder Extraktion.

Parashift stellt Ihnen einen Mechanismus des “Human-in-the-Loop” (HITL) zur Verfügung, mit dem Sie die von Parashift extrahierten Daten bei Bedarf überprüfen und korrigieren können. Zudem können Sie die integrierten Validierungsregeln und -logik von Parashift nutzen, um die Datenqualität und -genauigkeit sicherzustellen. Ein Beispiel hierfür ist die Überprüfung, ob das Rechnungsdatum innerhalb eines bestimmten Bereichs liegt.

Validation Confidence rate - Parashift Platform

Sie haben die Möglichkeit, die Feedbackschleife von Parashift zu nutzen, um im Laufe der Zeit die Leistung und Genauigkeit von Parashift zu verbessern. Parashift verwendet Ihr Feedback und Ihre Korrekturen, um aus Ihren Dokumenten und Daten zu lernen und sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen.

Parashift Plattform Keynotes

Dieser Artikel gibt Einblicke in die verschiedenen Komponenten und Best Practices bei der Verwendung der Extraktionsvalidierung auf der Parashift-Platform.

Schritt 5: Nutzen Sie Ihre Dokumentendaten zur Optimierung Ihres GBS-Modells

Der abschließende Schritt besteht darin, Ihre Dokumentendaten zu verwenden, um Ihr GBS-Modell zu optimieren. Parashift bietet verschiedene Methoden zur Integration Ihrer Dokumentendaten in Ihre bestehenden Systeme und Workflows, wie ERP, CRM, BPM, RPA und mehr:

  1. Exportieren Sie Ihre Dokumentendaten per API, Webhook, E-Mail oder Dateiübertragung in Ihre Systeme und Workflows.
  2. Importieren Sie Ihre Dokumentendaten mithilfe der Konnektoren und Integrationen von Parashift in Ihre Systeme und Workflows.
  3. Synchronisieren Sie Ihre Dokumentendaten mit Ihren Systemen und Workflows über den bidirektionalen Datenaustausch von Parashift.

Dadurch können Sie nun Ihre Geschäftsprozesse automatisieren und rationalisieren. Beispielsweise können Sie:

  • Rechnungen schneller und genauer bezahlen, von Skonti bei vorzeitiger Zahlung profitieren und Verzugszinsen vermeiden.
  • Verträge effizienter und effektiver verwalten und dabei Compliance- und Risikomanagement sicherstellen.
  • Bestellungen und Belege analysieren und Ihr Bestands- und Lieferkettenmanagement optimieren.
  • Erkenntnisse und Trends aus Formularen und Berichten extrahieren, um Ihre Entscheidungsfindung und Strategie zu verbessern.

Durch die Nutzung von Parashift zur Implementierung von IDP in Ihr GBS-Modell können Sie die Dokumentenverarbeitung von einer Belastung in einen Nutzen verwandeln und operative Exzellenz, Kosteneffizienz, Agilität und Innovation erreichen.

Parashift Plattform Keynotes

Es ist wichtig zu betonen, dass Sie Dokumente löschen können, ohne die Schulungsfunktionen des Systems zu beeinträchtigen.

In der heutigen datengesteuerten Welt ist die Möglichkeit, Daten zu löschen, während sie für KI-Schulungen verwendet werden, für Compliance und Informationssicherheit von entscheidender Bedeutung. Parashift verkündet einen Durchbruch in seinen Datenverwaltungspraktiken – Schulungen auf der Grundlage von gelöschten Kundenidentifizierungsdaten (CID). Dies unterstreicht unser Engagement für Datenschutz und Compliance und zeigt gleichzeitig unsere Hingabe an KI-Innovationen. Dieser Fortschritt schützt nicht nur vertrauliche Informationen, sondern eröffnet auch Möglichkeiten zur Verbesserung der Lern-KI von Parashift für Dokumentenschwärme und verspricht eine Zukunft, in der Datensicherheit und technologischer Fortschritt Hand in Hand gehen, um intelligentere und sicherere Lösungen zu schaffen.

Fazit

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie, mit der Sie die Dokumentenverarbeitung in Ihrem GBS-Modell automatisieren und optimieren können. IDP kann Ihnen helfen, manuelle Arbeit und menschliche Fehler zu reduzieren, die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Dokumentenverarbeitung zu erhöhen, die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu verbessern sowie die Compliance und das Risikomanagement zu stärken. Zudem ermöglicht IDP die Erschließung neuer Erkenntnisse und Möglichkeiten aus Dokumentendaten.

Um IDP auf einfache und intuitive Weise in Ihr GBS-Modell zu integrieren, befolgen Sie bitte diese fünf Schritte:

  1. Definieren Sie Ihre Ziele und Anforderungen für die Dokumentenverarbeitung.
  2. Wählen Sie die passende IDP-Plattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
  3. Laden Sie Ihre Dokumente hoch und starten Sie die Verarbeitung.
  4. Überprüfen und validieren Sie die Ergebnisse Ihrer Dokumentenverarbeitung.
  5. Verwenden Sie Ihre Dokumentendaten, um Ihr GBS-Modell zu optimieren.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Parashift Ihnen bei der Implementierung von IDP in Ihr GBS-Modell helfen kann, können Sie eine kostenlose Demo anfordern oder uns noch heute kontaktieren. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören und Ihnen zu zeigen, wie Parashift Ihre Dokumentenverarbeitung verändern kann.

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