Dokumente sind (für die meisten) eine Hassliebe: Einerseits des Unternehmens wichtigste Grundlage für praktisch jeden Arbeitsablauf und Antrieb sämtlicher Geschäftsbereiche, andererseits oftmals aber auch des Unternehmens grösste Hindernisse aufgrund harziger Erfassung und Verarbeitung und schlecht für ununterbrochene Workflows.
Statt aus den Dokumenten wirklichen Wert schöpfen zu können, limitieren diese die Geschäftsprozesse oftmals mehr
Dass dies branchenübergreifend für mühsame Szenarien sorgt, ist keine Neuigkeit. Klar, die Dokumente weichen je nach Branche und Unternehmen voneinander ab. Was jedoch vorwiegend gleich bleibt, ist die Ausgangslage, die erst zu diesem Problem und sehr rasch zu grossen Engpässen führt: Ein hoher Grad an manueller Erfassung und Verarbeitung statt ein hoher Grad an automatisierter Prozesse. Warum? Komplexe und unstrukturierte Dokumente. Die gute Nachricht? Dieses Problem wird mit der Parashift Plattform gelöst.
Individuelle Daten, ähnliche Herausforderungen und Anforderungen an die Lösung
Unterschiedliche Branchen, ähnliche Herausforderungen
Was die Herausforderung zu einer branchenübergreifenden Thematik macht, ist die Handhabung des Dokumenteneingangs und der -erfassung. Die üblichen Schwierigkeiten kommen nicht nur mit der Vielzahl an zu verarbeitenden Dokumenten, sondern vor allem in der hohen Variation und Formen der Dokumententypen selbst. Das macht alles auf einen Schlag x-fach komplizierter und für die meisten Systeme unmöglich, diese Dokumente anständig zu erfassen. Womit dann nur noch das übrig bleibt, was die Dokumente eben zu einer Hassliebe avancieren lässt: Die manuelle Eingabe und Erfassung dieser Dokumente durch Mitarbeiter. Über verschiedene Branchen verteilt ergibt das zahlreiche Beispiele an Use Cases, darunter nicht abschliessend die folgenden:
- Banking: KYC-Prozess, Kredit- und Hypothekenanträge
- Gesundheitswesen: Medizinische Rezepte
- Versicherung: Schadensmeldungen
- Transport und Logistik: Warenbegleitpapiere (AWB)
- Fertigung und Konstruktion: Güterzertifikate
- Immobilien: Posteingangsverarbeitung
- Einzel- und Grosshandel: Import- und Exportdeklarationen
- Energie: Energierechnungen
- HR: Onboarding-Prozess
- Öffentlicher Sektor: Stimmzettelverarbeitung, Lehrverträge
- Buchhaltung: Kompletter Procure to Pay-Prozess
All diese Beispiele der Use Cases verbindet die Schwierigkeit der semi-strukturierten oder komplett unstrukturierten Dokumente, zum Teil zusätzlich mit handgeschrieben Ergänzungen und Formen.
Eine smarte Automatisierung erfordert eine intelligente Dokumentenerfassung und -extraktion
So verwandeln Sie Ihre Dokumente in echte Mehrwerte
Um aus den unstrukturierten Dokumenten bedeutsame Unternehmenswerte zu schaffen, erfordert es demnach von Beginn weg einen anderen Umgang. Den intelligenten Umgang. Exakt diesen bringt die Parashift Plattform an den Tisch. Dank fortschrittlicher Künstlicher Intelligenz und ausgeklügelter Machine Learning-basierter OCR (Optical Character Recognition) sind die Herausforderungen keine Hindernisse mehr. Die intelligente, Machine Learning-basierte OCR nimmt es mit sämtlicher Komplexität aus den verschiedensten Dokumenten auf. Und so funktioniert die KI-basierte Extraktionsplattform von Parashift im Überblick und in vereinfachter Art und Weise:
- Sämtliche Dokumente gehen ein (strukturiert, semi-strukturiert oder unstrukturiert) und bekommen eine Qualitätsverbesserung
- Es folgt eine Dokumenten- und Seitentrennung (Stapelverarbeitung)
- Die Dokumente werden nach Dokumentenart klassifiziert
- Alle relevanten Daten werden automatisch aus den Dokumenten heraus extrahiert
- Vollständige Validierung der Extraktionsdaten durch Parashift
- Die Daten werden in strukturierter Form zur weiteren Verarbeitung und in automatisierte Workflows ausgegeben
Dank der fortschrittlichen und ausgeklügelten Machine Learning-basierten OCR-Technologie werden laufend Verbesserungen über die gesamte Dokumentenbasis hinweg erreicht.
Exakte und verwertbare Datenströme – alles, wonach das zukunftsorientierte Unternehmen strebt
Sowohl monetäre wie auch nicht-monetäre Nutzen für Unternehmen
Die Integrierung der Parashift Plattform für die automatisierte Dokumentenerfassung und -verarbeitung bringt einige grundlegende Nutzen, in monetärer und nicht-monetärer Form, für Unternehmen:
- Kontinuierliche Workflows
- Deutlich höheres Straight-Through Processing
- Prozessoptimierungen, Reduzierung der Gesamtkosten
- Steigerung Kundenzufriedenheit, höhere Flexibilität
- Massive Fehlerreduzierung durch Wegfallen von manuellen Eingaben
- Sämtliche Dokumente und Informationen sind durch automatische Indizierung schnell auffindbar
- Einhalten gesetzlicher Vorschriften durch transparente Geschäftsprozesse
- und viele weitere
Der Kurs ist klar: Je besser beim Dokumenteneingang und der -erfassung gleich zu Beginn gearbeitet wird, desto einfacher werden alle nachgelagerten Prozessschritte, desto kontinuierlichere Workflows sind möglich, desto mehr profitieren Unternehmen von den zahlreich vorhandenen Daten. Genau in diesen essenziellen ersten Schritten übernimmt die Parashift Plattform und wandelt Ihre Dokumente in bedeutsame Unternehmenswerte um.
